会议接待流程细节.docxVIP

一般会议招待流程细节 一：会议资料准备 1：会议资料：由主办单位供给，此中文字资料，由包办单位按会务组要求依据参会人数印刷。 2：会议资料（主办单位供给） 3：领导讲话稿（主办单位供给） 4：《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者抵达信息。 5：项目履行状况资料（主办单位供给） 6：展板所属图片（主办单位供给） 7：广告牌设计稿 8：欢迎布标、会议室布标 9：会议礼物（按参会人数准备） 10：会议代表证 11：会议用餐券 二：设备及设备准备 1：投影仪、多媒体电脑一台 2：广告牌按设计稿制作好，依据要求准备 3：会议室一间（依据入会人数) 4：车辆准备 5：麦克风3只 6：订制领导座次牌（名单由主办单位供给） 7：会议形式：会谈及课桌形式 8：照相机一台 9：摄像机一台、由专业人员操作 三：会前准备工作程序 1：依据会务组要求，代表报到前两天，会议室会场部署(或分组议论)（会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排）按 部落实到位。 2：据酒店供给的房况表，报到前两天与先抵达的会务组人员磋商确立会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间种类、房号、需要搁置的水果种类及特别安全捍卫工作。 3：提早两天检查餐厅环境卫生，桌椅陈设、餐具的完满程度，再次落实菜单及服务到位状况。 4：提早两天达成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌、商家展板及宣传设备的陈设地点，电源、灯光明度、通道通畅等状况，会间拍照、摄像设备，人员的准备。 5：与酒店保安部构成会议安全组，在会议时期增强门卫、楼层行查，根绝安全隐患的发生。 6：建立生活服务组，防止个别代表发生高原反响，联系就诊。 7：在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。 四：会议其余花费开销估算 1：代表证：2元/张 . 2：广告牌：万通板，1米X2米板17元/块；会议室主席台背景 1.9米X5.7米， 需 用万通板6板；徽标、刻字按字数、尺寸、颜色收费、制作费约400—500元 3：展板：依据主办方要求，由我方代劳，花费准时结算。 4：暂时用车：别克商务车（900元/天），此刻瑞风商务车（700元/天），桑塔那（450元/天），11座金杯车（500元/天） 5：宴会标准（由贵企业订标准） 6：水果 7：纪念品 8：资料打印、复印 9：照相、摄像 10：其余 五：会场部署 1：布标 2：按会议规定的摆防形式及要求部署好会场 3：建立会务人员发放会议用品及文件 4：确立会场拍照点和时间 六：人员安排 1：依据会议人数需求安排会务招待小组、如住宅登记员，财务人员，票务，观察咨询，指引人员（至房间、餐厅、电梯、会议室） 2：会议全程督导人员，负责落实会议室部署、茶水供给及服务 3：拍照组：依据会议需求安排拍照人员 4：车辆小组：依据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议暂时招待服务工作。如：专家、领导暂时出行，就餐、会见等活动的车辆。 5：旅行招待小组：依据参加观察人数安排每车一位优异导游，负责代表的服务 6：生活小组：此小组负责会议用餐的时间、人数及有关的一些服务，保证代表会议时期的生活服务 .