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记录控制程序 1 目的 对本局管理业务运行过程中记录进行管理，为确保税务管理、税 收评估和检查业务符合要求和有效运行提供客观证据。 2 适用范围 适用于税务管理、税收评估和检查业务过程的有关记录的管理。 3 职责 3.1办公室负责本局政务、事务性业务的记录归口工作。 3.2 人事监察科负责本局人事管理及与税收服务有关的记录归口工 作。 3.3 综合业务科负责本局税收征管业务的记录归口工作。 3.4 税收评估科负责本局税收评估和检查业务的记录归口工作。 3.5 各科、所负责其职责范围内的相关记录的编制、收集，分析、编 目与移送。 3.6 办公室、人事监察科负责所有记录的归档与保存。 4 工作程序 4.1 记录的范围、形式及标识 4.1.1 记录的管理范围：依据 ISO9001：2000质量管理标准中要求的 能够证明税收管理、税收评估和检查业务活动符合规定要求和有效运 行的记录。 4.1.2 记录的形式：以表单为主要形式，包括文字、电子介质和硬拷 贝等，并逐步扩大电子形式的记录范围。 4.1.3 记录表式的标识方法格式如下： JY.xx.xxx 流水号 部门号 冠字名 部门号：01：办公室；02：人事监察科；03：综合业务科；04：税收 评估科。 4.1.4 记录表式的标识统一标注于相关表证单书的右下角。 4.2 有关记录表式的设计与审批 4.2.1 记录表式由使用部门负责设计。 4.2.2 综合业务科负责记录表式实用性的审查和批准。 4.2.3 需新增加或更改内容的质量记录表式，由使用部门提出申请， 并填写 “表证单书（变更）申请单”，报综合业务科审核后方可印制。 4.3 记录分级管理与填写要求 4.3.1 记录的分级管理： a) 综合业务科负责记录表式的标识和管理范围的确定，并编制 《国税××表证单书样张集》，实施总体管理； b) 使用记录的各部门负责本部门记录的管理（包括编制、收集、 分析、编目）； c) 办公室、人事监察科负责各自管理范围内的所有记录的保存 与归档。 4.3.2 记录的填写要求： a) 字迹清楚，内容完整，数据正确，手续齐全； d)不得用铅笔填写，对不要求填写的内容划斜线表示； c) 不得随意更改，必须更改时，原记录人员应在更改处划改， 并签章，对更改内容的正确性负责； d)所有记录应注明撰写日期。 4.4 记录的收集、编目与归档保存 4.4.1 收集： a) 办公室确定与本局政务、事务性业务有关的记录的收集周期 和收集部门； b)人事监察科确定与本局人事管理和税收服务有关的记录的收 集周期和收集部门； a) 综合业务科确定与本局税收征管业务有关的记录的收集周期 和收集部门； b) 税收评估科确定与本局税收评估和检查业务有关的记录的收 集周期和收集部门； c) 各部门按确定的收集周期进行收集。 4.4.2 编目与归档保存： a) 记录的收集部门应按记录的类别、标识和时间对收集的记录进 行整理、编目、装订成册，； b) 办公室、人事监察科应对各部门移送的记录按《国税××分局 档案管理制度》的有关规定予以审核无误后归档保存； 4.5 记录的借阅与查阅： a) 本局相关人员查阅，应得到该记录存档保管部门领导的同意； b) 外单位人员因工作需要需查阅、调取记录的，应得到该记录存 档保管部门领导的审批并报经主管局长同意； c) 确需将查阅内容带出分局的，应得到该记录存档保管部门领导 的审批并报经主管局长同意，方可复印； d) 所有记录原件一律不得外借。 4.6 记录的处置 各部门对收集的记录应进行分析，为体系的改进提出依据，除 非另有规定，记录的保存期不低于三年。 4.7 记录的销毁超过规定保存的期限或无参考价值的记录，由记录 存档保管部门填写《记录处置申请单》，经相关部门确认后方可销毁。 5 相关文件 《文件控制程序》 《国税××分局档案管理制度》 6 质量