会议室预定工作规程.docxVIP

第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 5 页 会议室预定工作规程 基本信息 标准名称 会议室预定工作规程 标准编号 实施日期 发布部门 年代号 制/修订人 审核人 批准人 目的 为规范各物业管理项目会议室申请、预定流程和要求，制定本标准。 范围 本标准规定了各物业管理项目进行会议室申请、预定的流程、内容及要求。 本标准适用于各物业管理项目进行会议室的申请和预定。 作业流程、工作内容及质量要求 序号 事项/流程 工作内容 质量要求 1 提出申请 会议主办方需提前申请使用会议室； 客户服务部门向客户详细说明提供的会议服务项目，了解、确定客户对会议服务需求； 按会议级别安排会议申请，并尽量满足客户提出的特别服务需求； 非正常办公时间申请会议室，如客户需加时空调，客户需填写加时空调申请表，并另行缴纳加时空调费用； 提前将会议安排抄报相关部门。 及时统筹安排会务接待，并通知各相关部门； 收费标准公示服务项目介绍清楚、客户服务需求明了； 尽量满足客户的特殊服务要求； 符合相应特约服务规程。 2 确认场地 接到会务申请后，应确认会议室是否空闲、可用； 如会议室已占用，同客户协商作出调整。 会议室空闲、可用，无时间冲突。 3 填写申请表 确认会议室后，协助客户填写《会议室租用申请表》（表31031-26）并加盖公章，并交相关部门签字确认； 需提供加时空调等特殊服务的填写特约服务申请记录。 会议申请表填写完整，及时通知相关部门。 4 缴付租金（如需） 收取场地租金及其他费用（如加时空调费、服务费、餐饮费等）。 按标准会前1～2天收取会议服务等相关费用。 5 预定场地 会议服务人员接到会议服务通知后填写《会议室预定登记表》（表31031-27）； 临时申请或取消会议室，会议服务人员及时做好申请或取消记录，并做好相应的收费或退款工作。 《会议室预定登记表》填写完整，准确； 会议取消，应及时通知相关部门并在申请表上标注“取消”。 注意事项： 以下会议类应使用指定会议室（项目可根据实际情况调整）： 一级会议：国家、各级市政府机关来访、参观、考察类会议； 二级会议：一般组织或团体主办，人数约20-40人的会议； 大型会议：大型公众型会议。 附录A 会议分级标准 会议级别 分级标准 会议场所 一级（VIP） 国家、各级市政府机关来访、参观、考察 指定会议室 二级会议 一般组织或团体主办，人数约20－40人 指定会议室 大型会议 大型公众型会议。 指定会议室 备注：本标准适用于写字楼，不同类型的物业可根据实际情况适当修改。 _________________________________