供水有限公司文件管理办法.docxVIP

XXXX供水有限公司文件管理办法 第一条为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作， 充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情 况，特制订本办法。 第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公 司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。 第三条公司文件由办公室统一管理存档，待下年度移交 档案管理员归档。 第四条 文件的分类： 1、发文：公司内部的文件，分为正式文件和临时文件（指 时效性较强的文件）。 2、收文：公司所接收的文件。 第五条行文的管理 1、行文分为内行文和外行文。 2、内行文范围：凡是以公司名义对内发布的制度、办法、 通知、决定、决议、会议纪要和会议简报； 3、外行文范围：凡是以公司名义对上、下级等相关部门 提交的说明、请示、函、电、通知、报告等。 4、办公室负责对行文格式进行审核，不符合格式要求的 按要求格式改正。 5、行文发文流程： （1）起草人一办公室（审核）一分管领导（审批）一经 理(签发)一办公室(存档发放)。 (2)说明 a、各部门如需行文，应事先向办公室申请编号。 b、办公室负责检查文件格式和起草内容是否与现有制度 相冲突等。 c、文件由办公室提交经理签发。 第六条收文的接收与管理 1、文件的接收 (1)凡邮寄公司的文件(领导亲启的除外)均由办公室 登记签收。 (2)公司上级主管部门发布的相关信息资料由办公室统 一整理并发布。 (3)各部门接收的函件一律先交至办公室编号并存档。 (4)公司外出人员开会带回的文件应及时送交办公室鉴 别，对有价值的由办公室编号并存档。 2、收文的管理 (1)办公室根据文件内容和性质阅签后，登记编号并填 写《收文批阅单》，呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门 阅办。如关系两个以上业务部门，按批示次序依次传阅。 (2) 一般函、电等，由办公室直接分转处理。 (3)如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室负责督办。 第七条文件的保密与销毁 1、凡属于下列文件均属于机密，除经理和有关特殊人员 外禁止任何人私自翻阅： （1）公司的财务资料； （2）公司的人事资料； （3）公司的重大政策和重要的会议记录； （4）公司合作方资料及契约资料； （5）涉及公司经营活动的决策资料； （6）其他有关可视为机密的资料。 2、凡下列文件均属对外保密资料，除有关部门外不得公 开，更不可向本公司以外公布： （1）有关经营业务、计划及业绩统计的资料； （2）有关招聘、裁员，辞退等方面的资料； （3）客户资料、经营报告书、资产负债表等统计资料; （4）有关组织发展、变更等研究和会议资料； （5）员工薪资、收入构成等资料； （6）其他需要保密的资料。 第八条 机密文件和对外保密文件的公开范围，由办公室 提出初步意见，报经理审批。 第九条保密文件持有者（包括暂时保管者）负有保密责 任，一旦泄密由持有者本人承担责任，触犯法律追究相应法 律责任。 第十条借阅文件时应填写《文件借阅登记簿》，借阅文 件只限本人阅读，不得转借他人，严禁抽页、剪裁、涂改及 擅自抄录、复印，并按时退回。 第十一条 保密文件，未经制发部门批准或授权，不得自 行翻印，经批准翻印文件要注明翻印部门的名称，翻印时间 及份数。 第十二条 公司接收的所有文件，材料都应由办公室集中 保管。对没有存档价值和存查必要的文件，经鉴别和分管领 导批准后予以销毁。 第十三条销毁机密公文要履行登记手续，两人共同举行, 一人登记，一人复核，共同在销毁清册上签字，个人不得私 自销毁文件。 第十四条本办法修改、解释权归办公室所有。