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事业单位人事档案管理信息化建设和改革分析 摘 要：随着社会的发展，我国的各项制度也在不断的变革，事业单位的用人制度也发生了较大的变化，随之而来的是事业单位的人事档案管理制度与以往相比有较大的不同。在信息技术的影响下，更加凸显了它的信息化建设。本文在此基础上，首先探讨了当下的事业单位在人事档案管理上存在的问题，针对这些问题，提出了事业单位应该实行人事档案管理的信息化建设，档案管理队伍专业化、档案管理技术信息化、档案管理体制高效化等手段，来解决档案管理中存在的问题，从而推进事业单位人事档案管理向更科学、更有效的方向发展。 关键词：事业单位；人事档案管理；信息化 1 引言 我国人事档案可谓历史悠久、源远流长。从西周有人事档案雏形，到隋唐已形成较完备的专门人事档案。人事档案管理工作是新中国建立之后才真正开展起来的。档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势，也是高科技发展的必然结果。以前，档案著录、标引、检索等工作是手工完成的，既费人力又费时间，容易造成漏检、误检。现在可以由计算机辅助手工来完成了，大大提高了工作效率和工作质量，减少了重复劳动。通过采用现代计算机网络通信技术，在档案信息计算机检索系统中，实现了档案信息传递网络化。另外，人事档案通过计算机的管理，对档案信息资源的存储、检索、传递、鉴定、统计等工作，都可以直接提高档案工作的效益。并且，与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递，提高了档案的利用率，降低了档案管理的成本。事业单位在这一形式的推动下，人事档案管理面临着越来越严峻的挑战。为了充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用，事业单位积极地将信息技术与档案管理技术和方法结合起来，促进档案的信息化管理。 2 当前事业单位人事档案管理现存的问题 2.1人员不足，专业化程度低 目前，很多事业单位的人事档案管理信息化队伍中复合型人才少，信息化管理专业化程度较低。大部分事业单位的人事档案管理人员没有经过专业的培训，对档案的重要性、档案管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，如不会把干部档案捆绑成卷，这将可能破坏原始档案的完好度，造成纸张的磨损，导致重要信息模糊，导致人事档案的案卷达不到“归档齐全完整、鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的要求。 2.2 管理效率不高，档案利用率低 不少事业单位的人事档案利用工作大多是被动服务，等待领导、公证处等人员来查阅，缺乏主动精神；人事档案利用时，只能提供一些肤浅表面的人员基本情况如党团材料、毕业生登记表、退工等方面，而真正用于人才选拔、培养、开发及预测等方面的较少，由于某些档案中还存在虚假不真实的成分，如有的人没有上过大学，却把原有的低学历拔高。虽然此类档案占了少数，但却影响了人事档案的现实效用和历史价值。 人事档案是历史地、全面地了解一个人的必要手段，是人事工作不可缺少的重要工具；是确定和澄清个人有关问题及正常的政治审查的凭证；是研究和撰写各类历史传记的珍贵资料。然而许多档案除了在职称评定、工资晋升、工龄证明、党员函调时利用以外，长期沉睡在档案室里。虽然档案不被利用，但是作为档案管理者还是要进行整理、存储、保管等工作，不被利用的档案不仅占用空间，还浪费了人力。同时，在计算机的辅助下手工操作的人事档案在处理信息的能力上错误率还是较高的，查询和提供信息的速度较慢，不能卓有成效地开发档案信息，无法高质量高效能地提供服务。 2.3 档案管理体制不完善 《流动人员人事档案管理暂行规定》第九条明确规定：“流动人员人事档案的转递，应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交本人自带。对流动人员本人自带的人事档案，人才流动服务机构不得接收。”但在日常工作中，还是有许多事业单位不按规定，没有将档案移交人才交流机构保管，而是让本人自带，有些高等院校将未找到工作单位的学生档案让学生自己保管，所以在人才流动服务机构常常会收到自带的档案，然而人才流动服务机构只要看档案没有打开过也还是会收下的。这会使自带档案的人员认为只要不拆封自带也是没有问题的，一传十，十传百，这个条例也就形同虚设了。 随着市场体制发展需要，国家在人事制度、户籍制度、居住证制度等方面作了相应的措施，使人口流动性越来越大。这些流动人员形成了大量人事档案流动量，增大了档案管理的工作量和难度。由于我国实行“档随人走”的原则，档案流动性的增加，增大了人事档案信息的录入量，有时候还会因为流动性过大而导致了信息录入的不及时。往往该人的档案已经转递到了某管理档案的机构，但由于输入不及时，导致个人查不到自己档案会十分着急，担心自己档案的下落，还会影响其办理其他手续，如落户手续等等。 3 事业单位人事档案的信息化管理建议 3.1档案管理队伍专业化 目前，由于很多事业单位之间的人员变动大，流动频繁，因此对人事档案的