土壤检测机构电子原始记录溯源管理规范.pdfVIP

土壤检测机构电子原始记录溯源管理规范 1 范围 本文件界定土壤检测机构电子原始记录溯源管理的术语和定义，规定了技术要求和安全保护等技术 内容。 本文件适用于广西境内土壤检测机构电子原始记录溯源管理。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本 （包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T 27000—2023 合格评定 词汇和通用原则 RB/T 214—2017 检验检测机构资质认定能力评价 检验检测机构通用要求 3 术语和定义 GB/T 27000—2023和RB/T 214—2017界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 原始记录 original record 试样制备记录、原始观察、导出数据和建立审核路径有关信息的记录、校准记录、外部提供的技术 记录、员工记录、发出的每份检验检测报告或证书的副本。 电子原始记录 electronic original record 存放于数字存储设施 （如光盘、硬盘、软盘等）、模拟设备 （如磁带等）、胶片、相片等电子媒体 介质上的试样制备记录、原始观察、导出数据和建立审核路径有关信息的记录、校准记录、外部提供的 技术记录、员工记录、发出的每份检验检测报告或证书的副本 （以下简称电子记录）。 电子设备 electronic equipment 土壤检测机构用于采集、处理、记录、报告、存储或检索检验检测过程中产生的电子记录的设备。 电子原始信息管理系统 electronic originalmanagement system 土壤检测机构用于确保检验检测机构能对电子记录进行有效管理的计算机信息化管理系统。 修改痕迹 modification trace 原始以及修改后的，包括修改人员、修改时间、修改前和修改后内容等数据和信息。 4 技术要求 总体要求 土壤检验检测机构应对电子记录建立和保持记录管理程序与信息管理系统，确保每一项检验检测活 动技术记录的信息充分，确保记录的标识、保存、保护、检索、保留和处置符合要求。 电子原始记录的内容要求 4.2.1 试样来源记录 应有作为唯一标识的检验编号、样品名称、检测项目、检测依据、客户信息、相应责任人员 （如业 务人员、抽样人员、送样人员等）的电子签名或等效标识以及日期。 1 4.2.2 试样制备记录 应有作为唯一标识的检验编号、样品名称、制备依据、制样设备校准/检定信息、制样环境条件控 制记录、样品状态描述 （封签和包装情况、是否满足检测要求、样品异常情况描述等）、相应责任人员 （如制样人员等）的电子签名或等效标识以及日期。 4.2.3 试样原始观察记录 应有作为唯一标识的检验编号、样品名称、检测依据、实验设备校准/检定信息、标准物质信息、 实验环境条件控制记录、计算公式、工作曲线、图标和计算结果、相应责任人员（如每项检验操作人员、 校核人员、审核人员等）的电子签名或等效标识以及日期。 4.2.4 设备导出数据记录 应有作为唯一标识的检验编号、样品名称、计量单位、相应责任人员 （如每项检验操作人员、校核 人员、审核人员等）的电子签名或等效标识以及日期和必要说明。 4.2.5 设备检定/校准记录 应有土壤检测全流程所用设备的基本信息 （型号规格、采购日期等）、状态标识检定/校准证书， 设备使用人员对测量仪器检定/校准/测试证书的评定、周期核查信息。 4.2.6 标准物质记录 应有土壤检测全流程所用标准物质的基本信息（浓度、有效期等）、标准物质领用记录、配制记录、 期间核查信息。 4.2.7 员工记录 应有土壤检测机构所有人员姓名等基本信息、培训记录、上岗记录、培训证书、考核记录等。 4.2.8 检验检测报告或证书 应有作为唯一标识的检验编号、样品名称、检测依据、检测地址、检测样品标识描述、样品接收日 期、检验检测日期、报告发布日期、样品分包标识、客户信息、相应责任人员 （如每项检验操作人员、 校核人员、审核人员等）的电子签名或等效标识以及日期。 4.2.9 外部技术记录 分包实验室应提供包含4.2.1～4.2.8的记录。