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印刷企业常见业务数据的调查与分析 管理的任务是有效管理好人、财富、商品和其他资源，实现公司的目标。管理这些资源时，需要对反映这些资源的信息进行管理。每个管理系统都要首先收集反映各种资源的有效数据, 然后再将这些数据加工成各种统计报表、图表或曲线便于利用。所以, 信息是管理的一项极为重要的资源。 看印刷包装专业文章, 看印刷包装专业文章, 看印刷包装专业文章, 看印刷包装专业文章, 在计算机应用日益普及的今天, 那种传统的流水记账方式已经越来越不适应竞争日趋激烈化的市场要求。就拿笔者所在的公司来说, 在三月份刚结束的公司“四合一”内部管理机构改革之后, 制版中心业务部内勤由原来的3人缩减至2人, 但业务内勤的工作量没有减少反而大大增加了, 如此一来, 业务内勤如果继续依靠传统的Excel软件进行流水帐式的记录则显得力不从心。因为首先, 要对这么多的客户及业务员的业务进行分类整理是一项烦琐工作;其次, 大量的业务势必造成大量的数据录入, 这是一项耗时且重复性劳动多的工作;再次, 依靠Excel软件很难对这些业务数据进行分类汇总整理并以报表的形式反映出来, 对这些数据的记录、汇总也难以做到及时、准确、全面。在这种情况下, 选择一款合适的软件, 对这些业务进行快速、准确、全面的记录与汇总就显得迫在眉睫。然而, 市场上并没有这样适合单位自身业务特点的软件。经过与单位同事的交流, 我们决定选择用微软办公软件包中的Access软件, 与Excel软件不同的是, Access软件是一个关系型数据库 (RDBMS) , 也就是说要应用Access软件必须先编写Access应用。只有先编写适合单位自身业务特点的Access应用之后, 才能有效地应用数据库对业务数据进行比较全面的管理。另外, 在决定编写Access应用的初期, 我们就本着开发周期短、针对性强、实用性好这几点原则来要求自己。两周后, 我们把功能较为单一的Access应用运用到实际工作中, 并把2008年1月1日后的业务数据全部输入数据库进行管理。之后两个月里, 我们抽时间不断扩充Access应用的功能, 到现在这一工作已基本完成。下面简单介绍一下这个数据库。 1. 用户登录界面 输入用户编号及密码后可进入“制版中心销售业务信息管理系统”。通过用户编号及密码来设置对用户进行数据库操作的权限。如图1所示。 2. 现金管理 (1) 业务单; (2) 签单管理; (3) 现金管理; (4) 产品管理; (5) 结算管理; (6) 汇总管理; (7) 档案管理; (8) 权限管理。如图2所示。 3. 对数据输入的错误保证数据 整个数据库就是通过这个窗口进行数据的输入, 在这个窗口中设置了多项命令来保证数据输入的正确性, 同时也提高了数据输入的效率。在这个窗口中还可以进行“产品计价单”及“客户签单”的打印。如图3所示。 4. 签署合同并管理单词 在这个菜单里可以对客户的签单进行查询, 也可对业务员的签单进行查询。同时可对签单以报表汇总的形式打印。如图4所示。 5. 现金管理 在这个菜单里可以对单位所收的现金业务进行查询并以报表的形式打印。如图5所示。 6. 产品管理文档 在这个菜单里可以对单位的产品业务进行查询并以报表的形式打印。如图6所示。 7. 费用管理命令 在这个菜单里可以对签单结算的业务进行查询并以报表的形式打印。如图7所示。 8. 建立业务评估机制 在这个菜单里有四个汇总项目: (1) 周期业务汇总; (2) 中心业务汇总; (3) 业务员业务汇总; (4) 客户业务汇总。这些汇总项目最终都会以报表的形式打印出来。如图8所示。 9. 文件管理流程 在这个菜单里可对客户及业务员进行管理, 同时还可对用户使用数据库进行权限的修改。 现在使用该数据库至少可以解决以下问题 (1) 缺乏监管手段 产成品未开发票前不会进入财务程序, 因而缺乏财务监管的手段。使用数据库管理后将把产成品纳入计算机的签单管理模块, 从而全面地对产成品进行汇总, 加大了对产成品的管理。 (2) 人工操作,不影响数据录入的准确性 传统Excel软件不会对数据进行自动汇总分类整理, 因而需要大量的人工操作, 这是一项耗时且重复性多的劳动, 在一定程度上也影响了数据录入的准确性。而使用数据库管理后将能有效地避免以上问题的发生, 同时把业务内勤从大量的重复性劳动中解放出来, 从事更为重要的工作。