文件控制程序概述.pptx

文件控制程序概述 本文件依据《质量管理体系 要求》 《环境管理体系 规范及使用指南》 《职业健康安全管理体系 规范》 的4.4.4和 4.4.5有关文件、文件控制等条款编写。 一、新旧程序对比 该程序改动较大的主要有三部分： 一是文件分类。 二是增添了电子文件的控制内容。 三是增添了文件归档内容。 新的文件分类也是五类 ， 但内容有改变 。分别是： 5.2. 1管理手册（含管理方针和目标） 和程序文件 5.2.2与QSE管理体系有关的其他支持性文件 5.2.3与QSE管理体系有关的本公司红头文件 5.2.4 外来文件 a) 适用的法律法规和其他要求（包括国际标准、 国家、行业、地方有关法律法规、标准等）； 与QSE管理体系有关的上级主管部门和政府来 5.2.5记录表格 b) 文。 新的分类引入了支持性文件概念 ， 将《管 理制度汇编》 、 内部工程文件 、外部工程 文件都划归为支持性文件 。减少了“合同 文件 ”， 增加了“记录表格 ”，“与体系 有关的行政文件 ”改为“与体系有关的红 头文件 ”。相比之下 ， 现在的划分更为合 理和清楚。 之所以减少了“合同文件 ”这一分类 ， 是 因为合同从草案 、修订 、评审 、谈判 、定 稿以及合同交底 、合同履约这一过程既牵 涉到相关职能部门 、项目部 ， 也涉及到业 主 、客户 、合作伙伴等 ， 相当复杂 ， 不符 合本文件规定的常规控制程序 ， 有关合同 的控制将在《与顾客有关的过程控制程 序》 、《物资采购控制程序》 、《分包管 理控制程序》 中体现。 之所以增加了“记录表格 ”， 这是因为质 量体系标准 、环境体系标准对记录都有 “记录是一种特殊类型的文件 ”这样的规 定 ， 它的控制按照《记录控制程序》执行。 “行政文件 ”改为“ 红头文件 ”， 就把党 群部门有关文件也纳入进来 。党群部门在 公司QSE管理体系运行中同样发挥了很大 的作用 ， 比如工会对劳动保护的监督检查， 纪委对招标以及项目效能监察等等。 2 、增添了 电子文件的控制内容（5.3.5 、 5.4. 1） 文件的形式不仅是书面的 ， 也可以采用光 盘 、磁盘 、其他电子媒体 、 照片 、样品或 者它们的组合 。 同时随着局 、 公司网络平 台的架设 、运行和完善 ， 现在已从以往的 纸质发文变成为电子发文 ， 纸质文件基本 上只作为存档使用。 电子发文的程序： 公司的电子文件统一 由总 经理办公室附上相应的电子公章 ， 并启用 “ 自动回复 ”功能 ， 通过网络平台一是发布 到“文件中心 ”上 ， 二是发送到领导 、各部 门 、直管项目 、基层公司办公室文秘信箱中 。 办公室文秘或信息员先要进行收文登记 ， 再 将其转发到相应的部门和领导信箱中 ， 同时 填写“发文登记表 ”。 电子收发文的登记可以登记在“ 收发文登记 簿 ”中 ， 也可以直接填写到“ 收发文登记表 ” 的电子文档中 。“发文登记表 ”备注中填入 “x月x日系统已自动回复收到 ”。 即表明了 该文件已被收文单位反馈。 总经理办公室电子发文自动反馈流程： 总经理办公室 反馈 反馈 总经理办公室 基层办公室 “文件中心 ” 各部门 直管项目 领导 这是对原程序的一个补充 ， 总经理办公室以 及各基层单位办公室 、项目部资料室负责文 件归档管理 ， 执行《档案管理规定》 。 二、职责 公司总经理： 确定 、批准公司的管理方针 和长期目标以及更改 ， 批准管理手册以及 管理手册的换版更改 管理者代表： 批准管理手册换页更改 、修 改由 ， 批准发布程序文件 、《管理制度汇 编》 以及更改。 公司分管领导： 审定批准年度目标 ， 阅示 上级主管部门和政府来文 ， 批准发布与体 系运行有关的本公司红头文件. 工程技术管理部： 本程序的主管部门 ， 负 责发放并记录管理体系文件 ， 并标识； 负 责识别 、跟踪 、确定适用的法律法规 、外 部工程技术标准 、规范 、规程. 项目部： 具体按照《施工过程策划程序》 制定并运行控制项目质量计划和施工组织 设计 、施工方案 、环境管理方案等内部工 程文件 。 同时对外部工程文件的收发管理。 总经理办公室 、基层办公室： 与体系运行 有关的本公司红头文件统一编号 、打印， 收 、发电子版文件 ， 负责文件归档管理。 各个部门 、 直