公司合同管理办法_3.doc

公司合同管理办法

第一章总则

第一条为了规范经营行为，保障经济安全，维护中铁十四局集团第二工程有限公司（以下简称“中铁十四局二公司”）的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》、《中铁十四局集团第二工程有限公司合同管理办法》，结合中铁十四局二公司实际，特制定本办法。

第二条本办法适用于中铁十四局二公司及所属单位签订的对外合同和内部合同。

对外合同指公司及其下属单位与中铁十四局二公司以外主体签订的合同。

内部合同指公司、机关职能部门、项目部之间签订的合同。

第三条公司合同实行统一管理和分级管理相结合的体制。

统一管理指公司统一管理所属单位的各类合同，并对上报合同进行审查审批。

分级管理指项目部管理项目劳务分包30万元以下合同。

第四条公司合同管理实行“统一制度、分类审查、归口把关、各负其责”的原则。

“统一制度”指公司合同管理统一执行本办法。

“分类审查”指合同按业务性质进行分类，由相关职能部门负责业务审查。

“归口把关”指合同归口到成本管理、质量安全环保、审计、法律事务部门进行合同价款、条款要求、法律内容审查把关。

“各负其责”指合同的承办、业务审查、归口管理部门对合同业务分别把关并承担相应责任。

第五条公司建立合同管理信息系统，逐步推进合同订立、审批、履行、后续、结算等管理，实现合同网上信息处理方式。

第六条订立合同，必须遵守国家法律法规，符合公司的有关规定，任何单位或个人不得利用合同进行违法活动，损害国家和公司利益。

第二章合同基础管理

第七条法律事务（企划部）是公司合同主管部门，其主要职责是：

负责合同综合管理，制定合同管理制度和审查流程，建立合同管理信息系统，划分合同签订权限和管理级别，指导、协调、监督、考核各单位合同管理工作，培训合同管理人员，审定签约人员，统一管理公司合同专用章和合同审查章。

参与合同订立管理，参加合同调研立项、招标投标和合同谈判。

负责合同审批管理及信息录入。

负责公司审查审批合同的后续管理，即办理补充合同、合同变更、合同中止和终止手续，处理合同纠纷。

参与合同结算管理，提出验收评价和违约责任处理意见，出具合同履行终结通知单。

负责合同基础管理，建立数据库，做好合同查询跟踪、统计分析、归档备案、资料上报工作。

第八条授权单位合同管理部门（岗位）职责

落实公司合同管理制度，指导、协调、监督、考核基层单位合同管理工作。

管理本单位合同，正确使用合同专用章和合同审查章。

建立合同管理网络，培训合同签约人员。

组织本单位合同审查审批和运行。

负责本单位合同查询跟踪、统计分析、归档备案、资料上报工作。

参与本单位合同立项、调研、招标投标、合同谈判等事宜。

法律事务部（企划部）要求履行的其它职责。

第九条合同系统管理员和录入员的职责

1、公司设立2名系统管理员，其职责为：

=1\*GB3①管理、使用和维护合同信息管理系统；

=2\*GB3②管理所属单位系统管理员和录入员；

=3\*GB3③负责网上密码授权管理，确定合同查询范围；

=4\*GB3④负责合同审查的分发和办理生效手续。

2、授权管理单位设立1名专（兼）职系统管理员，其职责为：

=1\*GB3①管理、使用本单位合同信息管理子系统；

=2\*GB3②管理本单位录入员；

=3\*GB3③负责本单位网上密码授权管理，确定本单位合同的查询范围。

3、各单位根据需要设立合同录入员若干名，报法律事务部（企划部）备案，取得登陆资格，其基本职责为：准确及时录入合同、相关信息及资料，并对真实性负责。

第十条合同信息系统建立防火墙，实行分级查询，保证安全运行。

公司领导和法律事务部（企划部）查询全部合同和资料；

合同审查部门查询审查范围内合同和相关资料；

各单位查询本单位签订的合同和相关资料。

第十一条公司实行一级法人治理结构，合同管理权只限于公司。公司实行授权签约制度，授予下列单位以公司名义签订合同：

公司机关部门；

公司直属项目部。

本条未列明单位，不得对外签订合同。

第十二条订立合同实行委托代理制度，签约人分为法定签约人、职务代理人、指定代理人、授权代理人。

公司董事长（总经理）是公司法定签约人，负责签署上报集团公司的合同和管理权限内认为需要签字的合同；

公司副总师以上领导为职务代理人，签署管理权限内认为需要签字的合同；

公司机关部（室）长、直属项目部项目经理为指定代理人，签署本单位上报公司需公司审批的合同以及认为需要签字的本单位各类合同；

其他人员不能对外签订合同，特殊情况须经法律事务部批准，按照一事一委托的原则签发委托代理书，并且只能在委托权限范围内签订