办公室管理制度.docVIP

页脚

办公室管理制度

总则

目的及要求

为了加强办公室管理，明确公司部管理职责，使务管理工作更加标准化、制度化和规化，结合实际情况，特制订本制度。本制度的起草切合公司实际，根据不同的制度容编写相应的规化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。

适用围

本制度适用于公司所有成员。

办公室工作目标

办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。

职责围

直属上级

办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。

办公室人员岗位职责

负责办公室管理事务制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务规化开展。

协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。

负责公司对、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。

收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，做好联络沟通工作，当好领导参谋。

协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等。

工作规

仪容仪表规

工作人员应衣着干净、整齐、得体、大方，禁止脏乱、轻浮，男士不得穿短裤、背心、拖鞋、女士不得穿超短裙、超短裤、吊带裙及其他过分裸露服装。

头发保持干净，梳理有形，女士尽量避免佩戴花哨的饰物，佩戴的饰品以不妨碍工作为原则；男士经常刮胡须，禁止蓬头垢面，浓妆艳抹等行为。

言语规

上班时间用普通话交谈，接听或对外交谈时，应面带微笑，在此基础上可以增加其他善意问候语。

日常行为规

递交文件或有事询问时，应先敲门，等对方应答之后方可进入。

同事之间应工作需要进行交流，应尽量控制音量，不影响他人工作为原则。

办公室工作规相关规定未涉及到的部分按照员工守则细则执行。

办公室管理人员严格按照本制度中的要求规开展工作。

办公室事务管理制度

文件管理制度

管理要点

为使文件管理工作制度化、规化、科学化，提高办文速度和发文质量，对公司对对外发文和收文工作进行管理。

文件管理的围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

制度规

公司文件由办公室负责整理、存档，行政人事主管负责保管。

根据文件容，由相应部门负责起草，办公室审查、打印，总经理签章后方可发文。

公司各类文件由行政办公室进行编号整理并登记，以备查询、存档。

密级文件由行政人事主管保管，各部门借阅非密级文件可通过办公室人员办理相关手续，直接阅读。办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。

文件管理流程设计

部文件管理流程：起草文件→审查编号→打印文件→下发文件→文件存档→文件定期整理→目录更新

外部文件管理流程：

①外部收文：外部收文→文件整理→审批，签发→文件传阅→清退→文件存档→文件定期整理→目录更新

②对外发文：起草文件→起草部门初审容→办公室二审版式→审查编号→打印文件→审核签发→发文→填写《正式对外发文薄》→文件存档

借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

文书管理制度

管理要点

为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。

文书管理围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、行政人事部发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。

根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。

制度规

公司的文书资料由办公室负责保管。

根据公司实际需要及上级安排，办公室负责起草编写一般性部公开文书，贴公示学习。

按文书容、编写时间，整理归档，对照编号列出整理清单坚持，平时归档与年终归档相结合。

根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁，须上级批准同意，方可销毁。

办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。

流程设计

起草文书→填写《发文簿》(需要时)→贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁

档案管理制度

管理要点

为了维护