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2023-12-29

某酒店采购管理制度及工作流程

目

录

CONTENCT

采购管理制度概述

采购组织结构与职责

采购计划与预算编制

供应商选择与评估

采购执行与监控

质量检验与验收管理

采购成本控制与优化策略

总结回顾与未来发展规划

采购管理制度概述

规范采购行为

提高采购效率

保障酒店运营

确保酒店采购活动遵循公平、公正、公开的原则，防范采购过程中的腐败和违规行为。

通过明确的采购流程和标准，减少不必要的环节和延误，提高采购工作效率。

确保采购物品的质量、数量和价格符合酒店运营需求，为酒店提供优质的物资保障。

适用范围

适用对象

本制度适用于酒店内所有采购活动，包括物品、服务、工程等各方面的采购。

酒店内所有参与采购活动的员工，包括采购部门、使用部门、财务部门等。

01

02

03

04

采购

供应商

采购申请

采购订单

指使用部门向采购部门提出的购买物品、服务或工程等的申请。

指向酒店提供物品、服务或工程等的商家或厂家。

指酒店为获取所需物品、服务或工程等而进行的购买行为。

指采购部门向供应商发出的购买物品、服务或工程等的订单。

采购组织结构与职责

酒店设立专门的采购部门，负责全面管理酒店的采购工作。

采购部门设置

采购部门设采购经理、采购主管、采购员等职位，根据酒店规模和业务需求合理配置人员。

人员配置

包括采购知识、谈判技巧、市场分析等，提高采购人员的专业素养。

采用定期考试、业绩评估等方式对采购人员进行考核，激励优秀人员，提高整体采购水平。

考核方式

培训内容

采购计划与预算编制

各部门根据业务需求，向采购部门提出采购申请，明确所需物品的名称、规格、数量、预算等信息。

采购部门对各部门的采购申请进行汇总，分类整理，形成采购需求清单。

采购部门对所需物品进行市场调研，了解市场价格、供应商情况、产品质量等信息，为编制采购计划和预算提供依据。

需求部门提出采购申请

采购部门汇总需求

市场调研与分析

编制采购计划

提交审批

计划调整与完善

采购计划编制完成后，需提交给上级主管部门审批。审批流程包括部门审核、财务审核、领导审批等环节。

根据审批意见，采购部门对采购计划进行调整和完善，确保计划的合理性和可行性。

采购部门根据采购需求清单和市场调研结果，编制采购计划，明确采购物品的名称、规格、数量、预算、供应商选择标准等信息。

预算编制原则

01

预算编制应遵循合理性、完整性、准确性和可比性等原则，确保预算能够真实反映采购成本和支出情况。

预算编制方法

02

采用零基预算法或增量预算法等方法编制预算。零基预算法从零开始编制预算，根据实际需求逐项审议各项费用；增量预算法则在上一期预算的基础上进行调整和补充。

预算审批与调整

03

预算编制完成后，需提交给上级主管部门审批。根据审批意见和实际情况，可对预算进行调整和优化。

供应商选择与评估

合法经营

质量保证

供货能力

价格合理

供应商必须具备合法的营业执照和税务登记证，且在有效期内。

供应商应提供符合国家或行业标准的产品，并能提供相应的质量证明文件。

供应商应具备稳定的生产能力和供货能力，能够满足酒店的采购需求。

供应商应提供有竞争力的价格，且价格透明、公道。

对于大额采购或重要物资，酒店可以采用公开招标的方式，吸引更多有实力的供应商参与竞争。

公开招标

酒店可以邀请特定的供应商参与招标，这种方式适用于对供应商有特殊要求或已知供应商的情况。

邀请招标

对于某些复杂或特殊的采购项目，酒店可以采用竞争性谈判的方式，与供应商进行深入的沟通和洽谈。

竞争性谈判

在特定情况下，如独家代理、专利产品等，酒店可以采用单一来源采购的方式。

单一来源采购

交货期评估

价格评估

质量评估

服务评估

创新与研发能力评估

评估供应商的交货准时率、交货周期、紧急订单处理能力等，权重占比为20%。

评估供应商的价格竞争力，包括价格水平、价格波动、折扣政策等，权重占比为25%。

评估供应商提供产品的质量，包括产品的合格率、退货率、客户投诉率等，权重占比为30%。

评估供应商的服务水平，包括售前咨询、售后服务、合作态度等，权重占比为15%。

评估供应商的产品创新能力、技术研发实力等，权重占比为10%。

采购执行与监控

中标后，与中标人签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物品的质量、数量、价格、交货时间、付款方式等。

合同签订

按照合同约定，监督中标人履行合同义务，确保物品按时交付并符合质量要求。

合同履行

如需变更合同内容，应经过双方协商一致，签订补充协议，确保变更内容合法、合规。

合同变更管理

采购进度监控

建立采购进度监控机制，定期跟踪采购计划的执行情况，及时发现并解决问题，确保采购工作顺利进行。

风险预警机制

建立风险预警机制，对采购过程中可能出现的风险进行预测和评估，制定相应的应对措施