秘书工作机构的职能与工作要求.pptVIP

第三章

秘书工作机构的职能与工作要求;1秘书工作机构的设置;2、组织机构;;;二、秘书工作机构的名称与组织形式

1、秘书工作机构的名称

（1）广义

秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或办公

室：机关、单位或首长名称＋秘书机构名称

例如：国务院办公厅

上海市人民政府办公厅

华夏银行总经理办公室;（2）狭义

以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、

单位或办公厅下。

*以秘书组织承担的具体职能来命名的秘书机构。

如：信访办公室、机要科。

一般承担组织内部信访、机要等专职工作。

*注意：

（1）并非所有的“办公室”都属于秘书机构。

如：外事办公室、侨务办公室、征兵办公室等就不是秘书机构，这些机构所承担的是专项职能而非综合职能。

（2）秘书机构内部也有非秘书性质的部门。

如：“汽车队”、“保卫科”、“文印室”等。;2、组织形式

（1）综理制：将全部秘书工作集中在一个部门办理。

如一般中小型企业、人大和政协。

（2）分理制：将秘书工作分散在机关各个部门分别办理。

如国务院机关以及各级党政机关。;2秘书工作机构的地位与性质;2、中级组织和中级秘书工作机构—“秘书工作部门”

3、基层组织和小型企事业单位——“秘书岗位”

;二、秘书工作的性质：

机密性、辅助性、综合性、服务性

;3秘书工作机构的职能与工作要求;二、秘书工作机构的工作原则与要求

1、明确职责、权限、目标、任务

2、制定秘书工作的各项制度和标准

3、分清主次、有条不紊

4、科学地安排工作程序

5、准确细致、确实无误

6、迅速果断、讲求实效

7、忠于职守、安于职分;三、秘书工作机构成员

“异质结合、分工合作”

1、异质结合：由不同的专长、学历、能力、年龄以及性格、性别的人员组合。

2、分工合作：职才相适、通才基础上的专才。

;案例：主任风波

30出头的硕士毕业生李某年轻有为，已经是某市政府机关办公

室的副主任。老主任对李某的工作相当支持，在李某的主持下，办

公室的各项工作开展得相当顺利，办公室的人员也??劲十足，工作

一派欣欣向荣。后来老主任退休了，上级派来了一位拥有博士学位，

同样非常年轻的孙某任正主任。

大家原以为办公室主任和副主任都是能干的、高学历的年轻人，

办公室的工作一定会更上一层楼，然而，情况恰恰相反，两位主任

的意见常常对立甚至冲突，而且两人相互之间又不沟通，给予下属

的指令经常不一致。一件事若按副主任的要求去做，权利更大的正

主任要下属从头来过，这样搞得办公室没有效率，更重要的是让下

级感到无所适从。而且这种“两驾马车”式的管理方式使得整个办公

室的管理相当混乱，各项工作弄得一团糟。结果，领导将两位主任

全部替换，又派了一位主任，办公室工作才重新走上正轨。;4秘书部门和人员的管理;

二、秘书人员的自我管理

1、工作管理

2、行为管理

3、时间管理

4、办公环境管理