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第六章采购合同管理
汇报人：AA
2024-01-31
CATALOGUE
目录
采购合同管理概述
采购合同签订流程
采购合同履行过程管理
采购合同风险防范措施
采购合同档案管理与信息化应用
案例分析：成功企业采购合同管理实践分享
01
采购合同管理概述
采购合同是供需双方为执行供销任务，根据相关法律法规签订的具有法律效力的书面协议，明确双方权利和义务。
采购合同定义
采购合同是企业进行采购活动的重要依据，能够确保采购过程的合法性、合规性和有效性，降低采购风险，维护企业利益。
采购合同重要性
根据采购物品的性质、采购方式和采购规模等因素，采购合同可分为多种类型，如买卖合同、定做合同、租赁合同等。
采购合同分类
采购合同具有明确性、约束性、双务性和有偿性等特点。明确性指合同内容清晰明确，无歧义；约束性指合同对双方具有法律约束力；双务性指双方互负权利和义务；有偿性指合同的履行需支付对价。
采购合同特点
采购合同的主体包括供方和需方，双方应具备相应的民事行为能力和权利能力。
采购合同主体
采购合同的内容应包括标的、数量、质量、价格、履行期限、地点和方式等条款，以及违约责任和解决争议的方法等。
采购合同内容
依法成立的采购合同具有法律效力，双方应按照合同约定履行义务，否则将承担相应的法律责任。
采购合同法律效力
02
采购合同签订流程
核实供应商的资质、信誉和履约能力，确保其符合采购要求。
供应商资质审查
谈判准备
谈判过程
明确采购需求、了解市场行情，制定谈判策略和方案。
与供应商就价格、质量、交货期等关键条款进行充分协商，达成共识。
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02
01
对合同条款进行全面审查，确保条款内容合法、合规、合理。
合同条款审查
根据谈判结果和采购需求，确定合同条款，明确双方的权利和义务。
合同条款确定
按照确定的合同条款，拟定合同文本，确保文本内容准确、清晰。
合同文本拟定
合同签署
双方代表在合同文本上签字或盖章，确认合同内容并承担相应责任。
生效要件
合同签署后，需满足一定的生效要件，如备案、审批等，方可正式生效。
合同履行
合同生效后，双方需按照合同约定履行各自义务，确保采购活动的顺利进行。
03
采购合同履行过程管理
质量监控
严格按照采购合同约定的质量标准进行验收，对不合格产品及时退换货；定期对供应商的产品质量进行评估和审核。
交货期监控
定期跟踪供应商生产进度，确保按时交货；对延迟交货的情况，及时与供应商沟通并采取相应措施。
价格监控
密切关注市场价格变化，确保采购价格合理；对价格异常波动的情况，及时与供应商协商并调整采购价格。
1
2
3
在采购合同履行过程中，如因市场需求、技术更新等原因需要变更合同内容时，应及时与供应商协商并签订补充协议。
变更条件处理
在特定情况下，如供应商严重违约或不可抗力因素导致合同无法履行时，可以依据合同约定解除合同。
解除条件处理
根据合同约定，当采购合同期满或达到约定的终止条件时，应及时与供应商办理合同终止手续。
终止条件处理
在出现纠纷时，首先应与供应商进行友好协商，寻求双方都能接受的解决方案。
协商解决
如果协商无果，可以邀请第三方机构进行调解，以达成双方都能接受的调解协议。
调解解决
在协商和调解都无法解决纠纷时，可以根据合同约定向仲裁机构申请仲裁，仲裁结果具有法律约束力。
仲裁解决
如果仲裁也无法解决纠纷或双方对仲裁结果不满意，可以向人民法院提起诉讼，通过法律途径解决纠纷。
诉讼解决
04
采购合同风险防范措施
03
定期更新供应商信息
定期收集、更新供应商的相关信息，及时发现和解决潜在信用风险。
01
建立供应商信用评估体系
对供应商进行全面、客观的信用评估，包括企业资质、经营状况、信誉记录等。
02
实行供应商分类管理
根据信用评估结果，对供应商进行分类管理，对不同类别的供应商采取不同的合作策略。
确保采购合同的内容和执行过程符合国家和地方的相关法律法规要求。
遵守相关法律法规
建立完善的内部监管机制，对采购合同的签订、执行和结算等环节进行全程监控。
加强内部监管
接受政府、行业协会等外部机构的监督，确保采购活动的公正、透明和合法。
接受外部监督
05
采购合同档案管理与信息化应用
档案分类
整理要求
保存环境
保存期限
01
02
03
04
根据采购合同类型、供应商、签订时间等因素进行分类，以便于后续管理和查询。
对采购合同档案进行定期整理，包括归档、编号、装订等，确保档案的完整性和规范性。
档案保存环境应符合防火、防潮、防鼠、防虫等要求，保证档案的安全性和可读性。
根据采购合同的重要性和相关法律法规规定，确定各类档案的保存期限，并严格执行。
数字化处理
数据库建设
检索与查询
统计分析
将纸质档案进行扫描、转换等数字化处理，形成电子档案，提高管理效率和查询便捷性。
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