公司电子邮箱管理制度.doc

江苏正大富通汽配连锁有限公司

编号：

江苏正大富通汽配连锁有限公司

文件名称

公司电子邮箱管理制度

文件级别

三级文件

文件拟定(人)

总裁办

分管领导签字

管理者代表签字

总裁签字

文件分发

总公司、各分公司、合资公司

正式实施

修改日期

2012-11-10

为使公司内部文件传递更为通畅、快捷、高效，加强各部门对外与公司内部的交流与合作的整体规范，公司特制订以下公司电子邮箱使用管理规定。

一、电子邮箱用于公司对外合作单位、公司各部门的电子邮件的信息交流、工作联系、业务沟通及文件快速传送等，是公司对外与对内交流的快速通道。

二、公司按照工作需要来分配员工个人电子邮箱，命名规则是：姓名两个字的为姓氏全拼+名字的全拼，姓名三个字的为姓氏全拼+名字的首个字母，各位邮箱使用人收到新的邮箱号码后应及时更改密码，防止邮箱被盗用。

三、公司内部信息传递一律使用邮箱:

公司各类、各级公文、公告、通知必须通过公司邮箱传达。

各类、各级的任何请示、回复、传达、公务督办等一切工作沟通与协调必须通过公司邮箱传达完成，否则不予办理。

各类、各级的沟通与协调应通过公司邮箱根据岗位职责与处理权限逐层、逐级请示、回复完成，如属特重大事项可直接越级请示完成。对于批示、回复等重要性邮件必须至少保存20个工作日。离职人员不得删除离职前最近三个月内的所有工作文件。

各级、各层收到邮件后，接收人必须立即予以回复（在本权限范围内能够解决或协商解决的）或转发上级领导（在本权限范围无法解决的，附上自己的意见），严禁拖沓、推诿、延迟，否则将以查询邮件收发时间采用倒推方式对责任人进行严厉处罚。

为保证邮箱使用与容量效率，每天在岗时间内必须开启邮件软件，并设置成每5分钟自动收取，有新邮件要及时查看。因收取不及时造成容量限制及影响工作进度、效率者予以工作渎职的严肃处罚。

公司电子邮箱的应遵守下述规定：

通过电子邮件传输的信息，必须遵照《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》的规定。

不得利用电子邮箱服务危害国家安全，泄露国家秘密，不得从事违法犯罪活动。

不得利用电子邮箱服务危害公司的安全，泄露公司的秘密。

分配电子邮箱员工，在工作中的电子邮件必须使用公司的电子邮箱对外或对内发送电子邮件。

邮箱的维护与管理由信息中心负责。

推荐使用OUTLOOK、FOXMAIL类的电子邮箱客户端软件，可以方便快捷的维护电子邮箱，并能起到及时提醒新邮件的到达以便及时查看。

未经公司同意，不得将公司的电子邮件及其附件对外公布，也不得发布广告或具有广告性质的信息的电子邮件。

五、公司员工离职后，网络管理员应把离职人员邮箱登陆权限收回，邮箱保留一周后删除，邮箱内的邮件及时转送给相关负责人，确保业务持续开展。

本制度将于2012年11月15号正式颁布实施，全体员工必须严格执行。该制度的最终解释权归公司所有。