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公文写作知识讲座

一、公文的定义与特点

（一）定义：公文，全称公务文书，是指行政机关在行

政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范

的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。

（二）特点：权威性、规范性、工具性。

二、公文文种

（一）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行

重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关

单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

(四）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事

项。

（五）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶

属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知

或者执行的事项，任免人员。

（六）通报

用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大

会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（八）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机

关的询问。

（九）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十一）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十二）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，

请求批准和答复审批事项。

（十三）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

三、公文的写作格式

公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。

（一）国家行政机关正式公文的文头一般由文件名称、

发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级等组成。占文件首

页的三分之一到五分之二，用横隔线与正文分开。

1、文件名称由发文机关全称或规范简称加上“文件”二字

组成（函只署发文机关名称），置于首页的上端，用庄重、

醒目的字体套红印刷。两个以上机关联合行文，牵头主办机

关排列在前，也可只用主办机关的名称。党委和政府联合行

文，党委排列在前。

2、发文字号由发文机关代字、标于括号内的年份、顺

序号组成，位于文件名称之下、横隔线之上正中位置（函的

发文字号标注在标题的右上方）。两个以上机关联合行文，

只标明主办机关的发文字号。

3、上报的文件，应当在发文字号的同一行右端标明签

发人姓名。

4、秘密等级、紧急程度，应视文件内容需要从上至下

依次标注在文件名称的左上角。秘密等级分为“秘密”、“机密”、

“绝密”三种；紧急程度分为“急件”、“特急件”。机密、绝密文件

应标注份号。

5、政府令的文头由套红印刷的“政府令”和编号组成。政

府令的编号为“第

（二）公文的正文部分一般包括标题、主送机关、正文、

附件、发文机关等。

1、标题

公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，一般

由发文机关名称、内容提要和文种三部分组成。公文标题的

作用：一是揭示内容，点明主题，使人一目了然；二是给公

文定名，标题就是该公文的名称，便于收文机关登记管理，

便于查找询问。公文标题位于横隔线之下居中位置。公文标

题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号，不

能以引用文件字号代替内容提要。

2、主送机关

指收受、办理文件的单位。俗称“抬头”。除“公告”、“布告”、

“通告”以外，正式公文一般都应标明主送机关。主送机关名

称位置一般在标题之下，正文之上左端顶格位置书写。“决定”、

“命令（令）”、“会议纪要”等文种，主送机关可置于文尾主题词

之下，发送栏内抄送机关的上方，标为“主送：

同时送其它机关，用抄送形式。

3、正文

即公文的具体内容，是公文的核心部分。需要使用序数

符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一”，第二层用

（一）“”，第三层用：1。，第四层用“（1）”。行政规章视需要按章、

节、条、款、项标明层次。正文的位置在主送