(1.8.4)--第8单元 淡墨飘香（报表）数据库寻宝.pptVIP

第8单元淡墨飘香（报表）;第8单元淡墨飘香（报表）;公共计算机应用教研室

潍坊学院计算机工程学院;8.1使用工具与向导创建报表 ;利用Access提供的“报表”工具可以快速创建表格式报表。利用该方法创建的报表包含了一个数据源（一个表或一个查询）中的所有字段。;运行报表“输出专业设置报表”（打印预览视图）;利用“报表向导”方法创建报表，数据源可以是一个或多个表或查询，选取字段的多少由用户自己决定，而且还可添加分组功能、排序功能、汇总计算功能等，是创建报表方法中用途最广、效率最高的一种方法。利用“报表向导”方法创建的报表并不完美，需要在报表的“设计视图”中进行修改和完善。;操作步骤如下：

（1）启动“教学管理”数据库，选定查询“教学计划详细浏览”。

（2）单击“创建”选项卡，单击“报表向导”命令按钮，进入“确定报表使用字段”对话框，如图6.2所示。

（3）参照图6.3中所示，选择“可用字段”中的字段移到右侧的“选定字段”区域。

（4）单击“下一步”按钮，进入“确定查看数据的方式”对话框，如图6.4所示。根据题目要求：按字段“专业代码”进行一级分组显示。而图6.4中恰好默认选择“通过专业”进行一级分组，故不需改动。单击“下一步”按钮，进入到“确定二级分组字段”对话框，如图6.5所示。;（5）根据题目要求：按字段“开课学期”进行二级分组显示。故应该在图6.5中左边选择“开课学期”进行二级分组：在左边选中“开课学期”字段，单击按钮得到如图6.6所示的分组结果。

（6）单击“下一步”按钮，进入到“确定排序次序和汇总信息”对话框，并选择排序字段1为“课程代码”，如图6.7所示。

（7）单击“下一步”按钮，进入到“确定报表布局”对话框，并选择其中的“布局”为“递阶”、“方向”为“横向”，并选中复选框“调整字段宽度使所有字段都能显示在一页中”，如图6.8所示。

（8）单击“下一步”按钮，输入报表标题：“按专业分学期输出教学计划”，如图6.9所示。;（9）单击“完成”按钮，进入到报表的“打印预览”窗口，如图6.10所示。;【例6.3】在“教学管理”数据库中，???用“报表向导”方法，创建查询“学生成绩详细浏览”的输出报表，并为报表命名为“按专业和学号输出学生成绩”。要求：按字段“专业名称”进行一级分组显示，再按照字段“学号”进行二级分组显示，并按照“学期”和“课程代码”进行升序排列。

操作步骤如下。

（1）启动“教学管理”数据库，在导航窗格“查询”对象列表中选定查询“学生成绩详细浏览”。

（2）单击“创建”选项卡，再从功能区“报表”组中单击“报表向导”命令按钮，进入“确定报表使用字段”对话框，单击全选按钮选定所有字段，再单击“下一步”按钮，进入“确定查看数据的方式”对话框，并选择“通过专业”（进行一级分组），如图6.11所示。事实上，从图6.11中右侧显示的字段分组结果可以看出，系统已经完成了两级分组：处于最上面方框中的字段“专业代码”和“专业名称”为一级分组，处于第二层方框中的字段“学号”、“姓名”、“性别”为二级分组。

（3）单击“下一步”按钮，进入到“是否继续添加分组字段”对话框，如图6.12所示。;（4）由于不需要再次分组，故直接单击“下一步”，进入到“确定排序次序和汇总信息”对话框，选择排序字段1为“学期”，排序字段2为“课程代码”。单击“下一步”按钮，进入到“确定报表布局”对话框，并选择其中的“布局”为“递阶”、“方向”为“横向”，并选中复选框“调整字段宽度使所有字段都能显示在一页中”。再单击“下一步”按钮，为报表输入标题：“按专业和学号分组输出学生成绩”，其余选项保留默认值不变。单击“完成”按钮，进入到生成报表的打印预览窗口，如图6.13所示。;标签是一种常用的报表，如信封、名片和卡片等都是不同形式的标签。Access提供了功能完备的标签向导，可以很容易地利用基本表或查询中的数据建立各种类型的标签。;操作步骤如下：

（1）启动“教学管理”数据库，选定查询“学生情况详细浏览”。

（2）单击“创建”选项卡，再从功能区“报表”组中单击“标签”命令按钮，进入“标签向导”的“指定标签尺寸”对话框，从上边提供的“标签尺寸”列表中选择一种。本例采用第一种尺寸规格，如图6.14所示。

（3）单击“下一步”按钮，进入“选择文本的字体和颜色”对话框，如图6.15所示。

（4）单击“下一步”按钮，进入到具体的“标签设计”对话框。图6.16所示的“标签设计”对话框是最重要的标签设计对话框。右侧的设计窗口可以看作是一个“所见即所得”的设计窗口，一般包含两类元素：一是提示性文本，二是数据源中的字段值。通常在将左侧的某一个“可用字段”添加到右侧光标所在的位置前，先手动输入一个提示文本（相当于一个标签）。右侧的设计窗口可以通过回车键实现换行。;