收发文管理制度(草拟).docxVIP

XXX产业投资有限公司

收发文管理制度（草拟）

为规范公司对收发文件管理，提高工作效率，使收发文工作规范化和程序化，确保文件能够及时上呈下达，特制定本制度。

一、收文处理程序

收文处理的程序：收文登记→拟办意见→领导阅批→文件承办→文件归档。

（一）收文登记

凡从外部送达公司的文件，包括上级来文、各种传真、信函等文件资料，一律由综合部文员负责签收，再根据文件内容进行登记（附件一），并填写《收文登记表》，报综合部负责人阅批分流。

（二）文件拟办意见

综合部负责人对办公室文员报送的文件提出拟办意见。

（三）文件阅批

收文经综合部负责人阅批后，综合部文员应按拟办意见及时送呈公司相关领导或部门阅批，阅批的文件应在7日（应当明确工作日或自然日？）内签批并退回综合部，紧急文件应于当日批后退回。

（四）文件承办

文件承办部门须遵照领导阅批意见办理，并按规定期限及时办理完毕。涉及两个以上部门承办的公文应由主办部门与相关部门协商办理。需报请上级领导批准的事项，由承办部门提出办理意见并代拟文稿，交综合部负责人签发上报。

（五）文件归档

办理完毕的来文，除涉及项目及融资批文外，其余文件统一由综合部归档管理。（密件由专人保管）

二、收文、传阅工作要求

（一）对所有的文件、资料，由综合部委派专人负责登记和保管。要注重收文工作的时效性，做到规范化、制度化。

（二）传递文件资料须遵循先领导后部门、先综合部后主办部门原则。

（三）对需急办理的文件，综合部文员应优先完成收文程序，第一时间呈报相关领导。对领导批示急办的文件，有关部门要优先办理，并将处理结果呈报相关领导。

（四）文件在转交时要办理交接手续，移交人和接收人均要在各自的收文簿上签字登记，以明确责任。

（五）各部门所承办的文件、资料要妥善保管，及时归档，不得丢失、损毁。

（六）所有收文均须在综合部登记编号，任何个人不得保存文件正本。外出开会带回的文件，汇报或传达工作后应及时交综合部登记编号传阅，不得滞存或复印留存。

（七）要严格执行保密规定，所有的重要文件和资料必须由专人存放，不得随意放置，任何人不得私自带出工作场所或带到公共场所。

三、发文处理程序

公司所发出的一切文件材料，统称发文。发文流程包括:拟稿、核稿、校对、签发、编号、印制、盖章、封发、归档等环节。

（一）拟稿

公司日常事务性文件由综合部文员负责拟稿，各部门的发文由各自部门负责拟稿，其他有特殊性要求的文件由公司主管领导指定拟稿人。

（二）核稿

核稿即公文起草成文交领导审批之前，由综合部办公室或文件承办部门负责人依据相关要求，对草稿的观点、文字、体式、内容等进行全面的审核。

（三）校对

校对是文件制发过程中的一个重要环节，也是综合部的一项重要工作职责。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行，三校由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，包括对标点符号进行校对，把住文件制发的最后一关。

（四）签发

以公司名义发文时都必须由公司总经理签发，其他各职能部门对部门内发文可由部门负责人签发。文件经领导签发后，即成为最后定稿。

（五）编号

文稿经公司领导签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。编号应按公文格式规定的方法编排，一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成。

（六）印制

即对经签发后的文稿进行印制，在印制过程中，必须做到：

1、必须以经签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准。

2、注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目。

3、注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板、清祥、废页也要管理好，防止泄密。

（七）盖章

即在印制好的公文上加盖印章，这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当。

（八）封发

发放文件时，必须建立《发文登记簿》，严格履行收文人签字手续，要求收文单位填写《文件签收表》，保证文件发放不出差错。

（九）归档

这是发文处理工作最后一道工序，即将制成的文件连同草稿、发文审批卡、传阅签一起收集起来，按档案管理的要求，整理归档。

收文流程图：发文流程图：

附件一：收文登记表

文件名称

发件单位

收文文件号

份数

收文日期

归档编号

签收人

附件二：来文处理签

贵州汇仓农业产业投资有限公司公文处理笺

收文编号：

2015年月日

来文机关

来文文号:

文件标题

拟办意见

负责人签字：时间：

领导批示

领导签字：时间：

部门处理意见

负责人签字：时间

处理结果