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中霖公司物资采购流程

采购合同

1、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购员需编写正式的采购合同，合同需要列明至少下列条款：

（1）供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式。

（2）采购物料的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特殊要求需特别注明。

（3）订单所采购的数量/重量；单位包装数量/重量；包装件数。

（4）价格：单价，合计价，合同总额，定金或预付款。

（5）交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量。

（6）付款方式、销售发票的要求。

（7）所需的质量证明（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告单等）。

（8）质量保证条款：发生质量问题时进行退换或其他处理方法。

（9）违约责任。

2、议题审议通过后，物资采购部负责采购合同的审签，及时按合同约定支付材料款，同时做好合同台账

3、采购人员应跟踪控制材料物料交货期，及时向供应商跟催交货进度。

退货作业

1、进场材料经检验不合格的，应清退出场。暂时无法清退的，项目现场应做出明显标识，采取另行堆放隔离措施，不得使用。

2、对于不合格的材料，需求部门人员应及时对接物资采购部进行更换，如提供的产品已对项目工程建设造成安全质量事故、经济损失的，由物资采购部负责，根据合同约定条款对供应商追究法律责任和经济索赔，并对其重新评价，将其纳入黑名单。

3、不合格产品清退时，项目现场管理人员应留存影像资料，做好相应的不合格产品处置记录。

验收入库

1、采购物资进场供应商交货时，由物资采购部门通知需求部门相关人员，实际清点件数或称重，对货物携带的有关证件进行验证，经与采购清单或采购合同内容核对相符后进行验收入库登记，并填写《材料验收(入库)单》（详见附件4），由物资采购部相关人员、需求部门相关人员及供应商签字后存档。如验收不合格的，由需求部门通知采购部门，一周内办理换（退）货手续。

2、对有专项质量要求的材料物资，由需求部门进行验收，验收合格后由库管出具入库单并由库管员签字。

付款结算

1、签订合同的物资进场验收合格后，物资采购部凭《材料入库(验收)单》、入库或收货单据等据实进行结算，并按照合同约定的付款方式，填写合约管理系统中的《资金支付审批单》，经公司相关负责人及集团领导签批后，呈报至财务部方可办理付款手续。

2、采购金额在5000元以下的消耗性生产性物资、零星材料及现场临时急需的物资入场后，物资采购部采购人员填写《中霖公司费用报销单》（详见附件6），并附采购计划、入库收货单据等资料，经物资采购部负责人、财务部负责人、部门分管领导、子公司负责人及集团公司分管领导同意并签批后，按公司财务部门报销流程进行付款。

3、临时性急需物品需现款现货支付的，可填写《中霖公司借款单》（详见附件7），经采购部门负责人、部门分管领导、子公司负责人及集团公司分管领导同意并签字后，报公司财务部门进行打款，待供货方开具发票后，填写《中霖公司费用报销单》，经采购部门负责人、财务部负责人、部门分管领导、子公司负责人及集团公司分管领导同意并签批后按公司财务部门报销流程进行冲抵借款。