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公文函的格式

公文函是指在行政管理中，公务员或机构代表向外界或内部部

门发出的书面信函。公文函具有规范性和标准化，要求格式清晰、

简明扼要、语言得当、书写规范、逻辑严密，是行政工作中最重要

的一种通讯方式之一。下面详细介绍公文函的格式。

一、标题

标题是公文函上最重要的组成部分之一，它不仅表明本文的性

质，更重要的是提供清晰、简明的信息，方便管理员快速地理解全

文。具体来说，标题应包括表头（机关名称、文种名称、编号）和

正文主题。表头是指写明机关名称（或缩写）、文种名称（函、电

报、报告等）和文件编号的行。表头应置于文档左上角，单倍行距，

居中对齐。正文主题是指简明、准确地表达正文内容的文字。正文

主题应使用粗体字，置于表头下方，单倍行距，居中对齐。

二、日期

日期是公文函中的重要组成部分，它记录了文件的发生时间，

所以必须准确无误。日期应置于正文主题下一行的右上角，使用阿

拉伯数字编写，格式为“年.月.日”，例如20XX年9月10日。

三、收发

在写正文前应列明收件人、发件人的信息。收发方式有两种：

一种是发件人写明收件人名称和地址，另一种是发件人写明收件人

名称和收件机关地址，其中后一种方式适用于内部文件，前一种方

式适用于外部文件。

收发“收件人”，应说明收件人名称和地址或收件机关全称及

地址，地址避免使用模糊或过长的词汇，建议使用正式名称和地址，

地址要使用全称，以尽量避免发生误导或错误；发件人除列明机关

名称、机关地址外，还要列明发件人姓名、职务、电话、传真等联

系方式，以便对方接收。

四、正文

正文是公文函的核心部分。正文应遵循简洁明了、语言得当、

流畅连贯的原则。正文应按照时间、事件、状态、原因等逻辑关系

进行阐述，内容应该具有明确性、严谨性和实务性。写出公文函应

关注以下几点：

1.行文的四要素

行文的四要素包括称呼、正文、落款和附件。称呼应以“尊敬

的”、“亲爱的”等敬称开头，并紧随其后写明称呼人。正文中，

第一段应简要介绍主题，并简要陈述有关事实、理由和意见；第二、

三段则应阐述问题本身的情况、意义和需要解决的问题；第四段应

针对问题展开讨论，并提出具体的建议、措施和意见；最后一段，

应对文件的具体要求（如请示、汇报、整改等）进行明确规定。落

款时应写明发文机关名称、发文日期、签名、印章等信息，以及需

要包含附件的提示。附件应按照自然或人为的顺序排列，并注明附

件序号和名称。

2.行文思路的递进

行文思路的递进应从简单到复杂、从具体到抽象、从实际到理

论逐步展开。在写公文函时，要做到结构清晰、逻辑连贯、表达准

确。

3.语言风格的要求

写公文函要遵循礼貌、善意、真实和得体的原则。在语言方式

上，应选用简洁、明了、准确的语言风格，不得含有卑劣、丑陋、

污秽的词汇或语气。对于特殊情况或场合，应使用专业术语或措辞

婉转、含蓄、得体的语言风格。

五、注明来源

在公文函的格式中，有些文件必须注明来源，这是指文件的起

草部门或文号，有必要的话可以注明审批部门，以便于查证。姓名、

职务、部门名称等信息也是必须注明的。因为它直接参与到文书的

审批程序，为文书的审核、记录和监督提供重要支援。

六、密级

密级是保密文件必须注明的组成部分，它是指文件的保密程度

和机密性。密级通常有“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部”

等，应符合保密规定。

以上是公文函的格式要求，虽然格式简单，但是注意笔者上述

所说的每一个细节需要严格把握，这样才能使公文函准确、清晰、

简洁。在写公文函时，一定要注意审题、审稿、把握背景和材料、

使文章规范、流畅，尽量避免笔误、错别字等错误，以保证公文函

的整洁清晰，行文得体，文笔恰如其分，语句精炼，文风严谨，目

的明确，让受文人能够准确地理解文本，从而更好地实现您的目标。