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办公室档案管理办法（精选8篇）

办公室档案管理方法篇1

为加强校讨论生会办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整

性，现结合实际状况，特制定本制度。

一、立卷、归档

第一条各部门平常要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各

部门的一项重要任务，必需仔细做好。

其次条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门文件

立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。

第三条文件立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考

利用价值的各种文件(包括收、发文电，内部文件，各种会议文件，文件汇编，

簿、册、图表，出版编辑物原稿、磁盘等)，均属立卷归档范围。

第四条立卷的原则。遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联

系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。

第五条立卷方法。依据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问

题、分保管期限的方法立卷。

1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。

2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

4、分期限。依据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。

5、保管期限分为永久、长期、短期三种。

(1)永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的(例如章程、申请

批文等)有长远利用价值的文件，划为永久保存。

(2)长期保存。凡是在相当长时间内部门需要查考的文件，划为长期保存。

长期保存为20xx年至50年。

(3)短期保存。凡是在较短时间内部门需要查考的各种文件，划为短期保

存。短期保存为20xx年以下。

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第六条文件的组合。组合的基本作法如下：

1、法规性文件，如制度、方法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一

问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。

2、会议文件应单独组合。

3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。

4、工作方案、总结等文件，一般可按部门或社团名称组合。

5、特别性文件材料，可依据详细状况进行组合。

第七条档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不怜悯况进行排列，密

不行分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，方案、总结在后;正件在

前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料

在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

第八条文件归档份数。一般归档1份，重要的和常常使用的文件归档2份

或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。

第九条归档时间。部门应于活动后一周内，将应立卷归档的文件整理立

卷，向办公室移交归档。

第十条归档文件案卷的要求。部门移交归档文件案卷，应符合下列要求：

1、归档文件齐全、完整。

2、每个案卷必需填写案卷文件名目、编件号、页号、案卷封面，填写时用

中性笔或钢笔书写，字迹工整、清楚。

3、档案袋的名称要留意内容精确，文字简练通顺，结构完整，

必需揭示卷内文件的内容和成份。

第十一条案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份电子文档保

存在办公室,电网档案盒。

二、档案的管理和利用

第十二条办公室根据校讨论生会对档案管理的要求，对存放的各类档案进

行分类整理，分类保管，编制各类检索名目，搞好档案的借阅利用、统计等工

作。

第十三条经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管主席审查批准

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后，按程序进行档案销毁。

第十四条办公室的管理贯彻以防为主，防治结合的原则。常常检查防护

设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有方案的进行

修补、复制，爱护档案的平安与完整。

第十五条档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有

关登记表，档案用完后应准时归还。

第十六条借用档案人员必需爱惜档案，要保证档案的平安与保密。不得擅

自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案时，办