采购及付款管理规定.docx

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版本号：201011版

编号：财规-

XXX有限公司

本文涉及业务范围：原材料采购、辅料采购、修理零配件采购、办公及后勤采购、固定资产采购、外购成品、外协加工业务

所有物资采购业务，均须办理入库手续，无入库手续的采购业务，财务不予办理货款支付。

2.1入库时仓库应即时打印系统入库单并由送货方签字。

2.2未经办理入库、出库手续而直接使用的，将对经办责任人处以货款的10%至500元的罚款。

2.3所有采购入库业务，送货方均应提供送货清单。仓库应将送货单与系统打印的入库单放在一起转给财务。

经过审批的采购业务，方可办理入库手续。

3.1采购业务审批手续包括请购单、采购订单。

3.2零星采购应凭请购单入库，凭合同采购的，应凭用友系统采购订单办理入库。

3.3无请购单或系统采购订单的，仓库不得办理入库手续。

3.4非系统采购订单生成的采购入库单，均须注明采购订单号或者请购单号。

付款依据

4.1非预付采购业务在付款时，须凭送货单、入库单、请购单或采购订单办理付款。

4.2非货到当天付款、而是有一定账期的，须在以上单据均转到财务入账后，根据财务账面欠款额付款。

4.3有账期的采购付款单必须经过应付账款会计审核签字。

4.4外地供应商通过第三方物流送货的，采购人员应于我方收货后，将入库单传真给供应商核对留存，并作为以后结算的依据。

采购台账

5.1采购人员应建立采购业务台账，登记各个供应商的购进、付款及欠款情况。

5.2一个供应商在同一时期只能有一个主办采购业务员。与该供应商的所有采购业务均须通过该主办采购业务员或其临时授权人员与供应商联系采购事宜。

6采购合同和采购订单

6.1所有长期合作（合作期三个月以上）的供应商均须签订采购合同。临时采购金额在一万元以上的采购业务，也必须签订采购合同。

6.2开口合同项下的每次订货，均须向供应商提交采购订单。

6.3采购订单必须以书面（或传真、邮件）形式下达，没有传真条件的小供应商除外。少数不具备接受书面订单条件的小规模供应商，可以电话下达采购订单，

电话订单必须是履行过授权审批手续（经过请购单审批或采购订单授权）的采购业务。请购单应编号，采购订单应录入ERP系统。小规模供应商的名单由采购业务员上报，采购经理审批确认，财务存档。

6.4长期合作的供应商，采购频率低于每周一次、结算账期长于60天的，采购订单必须采取书面形式，包括传真形式，不得采用电话、邮件形式，书面采购订单应加盖公司公章。

6.5除在人事行政部管理的办公用品库和辅料库管理的备品备件库两个库房办理入库手续、事前无法确定采购单价的采购业务外，其他采购业务均须在ERP系统内制作采购订单，并作为系统采购入库单开单依据。

7,此规定从2011年12月1日起正式执行。

XXX有限公司

2010-11-20