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例会制度管理规定

第一条目的

为规范公司会议管理,提高会议质量,降低会议成本,特制定本管理规定。

第二条适用范围

本规定适用于北京金石通网信息技术有限公司郑州分公司的所有会议管理。

第三条会议分类

1.部门会议:由各部门自行组织,讨论本部门内部工作。

2.周会议:每周由各部门负责人及公司经营班子共同参与,讨论周工作总结和安排。

3.月度会议:每月月末由各部门负责人及公司经营班子共同参与,讨论月度工作总结和安排。

4.季度会议:每季度季末由各部门负责人及公司经营班子共同参与,讨论季度工作总结和安排。

第四条会议时间安排

1.部门会议由各部门根据实际情况自行安排。

2.周会议由综合部主持,时间安排在周六上午9:30。

3.月度会议由综合部主持,时间安排在每月最后一天下午5:00。如与周会议时间重叠,可合并举行;如相隔不超过2天,也可合并。

4.季度会议由综合部主持,时间安排在每季度最后一个星期内,具体时间根据实际情况调整。

5.其他会议由相关部门向综合部申请,综合部根据实际情况安排。

6.会议时间如遇特殊情况,由综合部调整,经批准后实施。

第五条会议内容

1.部门会议内容由各部门负责人自行安排。

2.周会议主要内容包括:

(1)传达公司重大决策或变革;

(2)上周工作总结及绩效考核进展,提报需协调的问题;

(3)下周工作计划及重大需求;

(4)其他待解决的重大事项。

3.月度会议主要内容包括:

(1)传达月度工作进展;

(2)本月工作总结及绩效考核进展,提报需协调的问题;

(3)讨论决定下月工作计划及绩效考核;

(4)各部门提报下月重大需求;

(5)其他待解决的重大事项。

4.季度会议主要内容包括:

(1)传达季度工作进展;

(2)季度工作总结及绩效考核进展,提报需协调的问题;

(3)讨论决定下季度工作计划及绩效考核。

④各部门提报下月工作中的重大需求。

⑤在公司其他各项工作开展中待解决的重大事项的讨论。

第六条会议准备

1、凡已列入本规定计划的会议不再另行通知，如遇到特殊情况需要合并召开及其他情况者，由综合部另行通知。

2、其他会议通知应提前一天在办公OA上进行通知，对会议时间、参会人、会议主题等进行通知，涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议议程；正常例会将不再公布相关议题。

第七条会议组织

1、多个部门参加的会议原则上由总经理主持，总经理另有授权的，从总经理授权，会议议程可由综合部安排。

2、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

3、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

4、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。

第八条会议纪律

1、应准时到会，并在《会议签到表》上签到。

2、会议发言应言简意赅，紧扣议题。

3、遵循会议主持人对议程控制的要求。

4、属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。

5、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一位未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。

6、做好本人的会议纪录。

7、公司各项会议一般应控制在2小时以内，根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意。

8、会议纪律由综合部负责监督实施。

第九条会议记录及纪要

1、总经理参加或主持的会议原则上由总经理助理负责会议记录工作，总经理另有指定的，由被指定人负责。

2、会议记录员应遵守以下规定：

①以专用会议记录本做好会议的原始记录，根据需要整理会议纪要。

②会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。

③对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。

④会议原始记录应于会议当日、会议纪要不得迟于次日呈报会议主持人审核签名。⑤做好会议原始记录的归档、保管工作。

3、会议纪要的下发由综合部负责实施，发放或传阅范围由主持人确定。公司各类临时行政会议的会议纪要须报综合部一份存档备查。

4、各部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录，由该部门记录员负责日常归档、保管。

5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。

第十条会议跟进

1、会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定，并将跟进情况及时传达给相关人员。

2、总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由总经理助理负责落实，总经理另有指定的，从总经理指定。

3、会议跟进的依据以会议原始记录及会议