五星级大酒店会议团队接待方案.pdfVIP

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2）带领客人到预约好的地点，如会议室或客房，介绍相

关设施和服务。

3）询问客人是否需要帮助，如行李搬运或预订餐厅等。

4）在客人入住期间，及时关注客人的需求和反馈，确保

客人满意度。

3、会议期间的服务

1）在会议开始前，提前安排好会议室的布置和设备的调

试，确保一切正常。

2）随时关注会议进展情况，及时提供服务和支持，如提

供水、咖啡等。

3）在会议结束后，及时清理会议室，整理设备，并妥善

保管客人的物品。

4、客人退房前的服务

1）在客人退房前，确认客人是否需要帮助搬运行李或预

订出租车等服务。

2）核对客人的账单，确保无误。

3）向客人道别，并表达感谢和欢迎再次光临的诚挚邀请。

提供帮助。如有任何疑问或建议，请随时与我们联系。

1.欢迎客人

在欢迎客人时，使用客人的姓名和尊称可以营造一种亲切

的感觉。了解客人的时间安排并告知行走路线，同时鼓励客人

提问并分发推销资料和饭店简介。

2.陪同客人参观

当带领客人参观客房时，应从低档房间开始。在进入房间

之前，应先用手敲门确认房间无人，然后再带领客人进去。在

房间中介绍各种设施的特点及客人应能从中得到的享受。参观

客房结束后，可以顺路介绍其他设施如娱乐、商务中心、酒吧、

早茶等。

3.接待参观向客人介绍会议设施

当接待客人参观时，应向客人介绍会议设施并提供专业化

实施方案。可以请客人喝些饮料，然后采用适当方式了解客户

单位活动概况和全年会议等活动情况，以便促销工作明确方向。

总结要点，询问是否有其他问题，感谢客人的光临并亲自送客

人出饭店大门。

4.

客人离店后，应写报告并做好记录，为下一步的措施做好

计划。向客户发出会议计划单并经过反复确认，正确无误的状

况。在报价发出的当天及时与客户联络，询问是否已收到传真。

引导客户搞好合作，如果客户反应积极，即请客人尽快对会议

计划予以签字确认，向客人说明尽快确认的好处。如果客户对

会议计划有疑虑，即刻向客户解释，并根据客户的要求进行调

整。如果客户对会议计划反应消极，应向客人了解清楚是计划

原因还是由于价格原因等，并作针对性的销售。经常向客户保

持联系，询问会议的计划并让客人感觉你对他们会议的重视。

5.关注会议细节

了解会议举行日期及会议的用房状况，并及时在电脑中查

询是否发出重要预订，避免矛盾。同时了解该日期是否还有其

他未定的会议信息，既可以作为与客户还价的筹码，又能及时

地在可能改变某档会议计划的情况下，建议客户调整，争取收

益最大化。按会议洽谈纪要上的格式和内容记录客人的住宿计

划。及时查询避免在宴会、会议设施上有重复冲突。如有重叠

和其他原因，可向客人作有利的针对性的调整建议。

门能够按照计划有序地进行工作。

3）在客人抵店前，需要跟踪确认客人是否有变更需求，

并及时通知各部门做好准备工作。

4）在会议进行中，需要与客户保持沟通，及时跟踪变更

和通知各部门，确保会议顺利进行。

5）如果会议不是很复杂，可以根据会议谈纪要手写稿，

双方签字作为合约依据。否则，需要按照格式制作书面的接待

计划，并请客人签字确认作为合约依据。

6）在确认会议计划后，需要制订会议接待计划，并按照

酒店办公自动化模块的格式输入电脑，确保各部门能够按照计

划有序地进行工作。

7）在客人抵店前，需要跟踪确认客人是否有变更需求，

并及时通知各部门做好准备工作。

8）在会议进行中，需要与客户保持沟通，及时跟踪变更

和通知各部门，确保会议顺利进行。同时，需要与餐饮部一起

确认宴会服务的细节，并与客人确认VIP重要客人接待的细

节。最后，需要与客人确认信用担保及结算的方式，并制作会

议接待计划，传真给客户。

并与各部门联系确认预订信息。

2.主动与客户联系，了解会议计划是否有变化，并及时提

醒客户提供必要的内容和资料。

3.如有变更，及时在接待计划通知中更改，并电话通知相

关部门。

4.按照计划通知中的行动计划，与各部门确认准备情况。

5.保持与客户的沟通联络，记录会务人员的联系方式，协