档案管理制度细则(5篇).pdfVIP

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(5篇)

档案管理制度细则篇一

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形

成的有价值的各种形式的历史记录,是各项工作开展情况的

直接反映。为加强山西省食品安全风险监测资料管理工作,

确保档案的规范性、完整性、准确性和系统性,便于信息查

询和开展督导工作,特制订本制度。

一、适用范围

本制度适用于山西省食品安全风险监测工作涉及的省、

市、县级卫生行政部门、疾控机构、医疗机构的有关科室及

参与监测工作的其它部门与机构。

二、管理原则

1.科学建档:各机构应按照本制度推荐的资料分类方法

建立档案。

2.规范整理:各机构应按照目录、资料、借阅登记表的

格式整理档案。资料部分的整理应参照本制度第三部分要求

完成。

3.及时归档:各机构应该各项工作完成后一个月内完成

归档。

4.集中管理:各机构食品安全风险监测工作档案应实行

专柜、专档保存。

5.专人负责:各机构具体承办科室应指定专人负责档案

管理。有关工作承担人员应根据所承担的工作,及时收集、

三、资料分类方法

归档资料指所有与食品安全风险监测工作有关的具有

保存价值的资料,包括文件、文字资料、照片、图片、电子

资料等。一般可分为管理资料和业务资料等。

(一)管理资料:主要是指开展食品安全风险监测有关

管理工作中,所产生的资料。包括管理体系和制度建设、监

测队伍建设、收发文件、监测方案及实施方案、工作计划、

工作总结、督导报告、数据分析报告、简报等。可参照如下

内容分类归档。

1.体系建设:包括管理体系、组织机构图、管理制度、

体系内各机构和人员职责分工、运转流程等。

2.来文:本机构收到的来自其他单位或部门的文件或公

函(包括重要的电子邮件函)。可以按照发文部门分为上级

来文、下级来文及其它单位来文,每类按时间排序。

3.发文:指本机构发出的各类文件和公函(包括重要的

电子邮件函)等。可

1以按发文时间排序。

4.监测方案和实施方案:可以按照时间分类。

5.工作总结和数据分析报告:包括季度和工作总结、数

据分析报告,可以按照时间分类。

6.监测队伍建设:包括人员外出和内部接受培训情况、

培训班资料等。可以按照时间分类。

督导资料:包括督导方案、现场记录表及督导报告等

资料,按时间排序。督导资料整理时,应包括通知、日程、

督导方案(背景、目的、组织与实施、督导内容、考核标准、

人员分工)、现场工作记录、督导报告、影像资料及其他相

关资料。

8.工作动态/简报/通讯:包括本级及上、下级单位编印

的简报。可以按照编写单位分类,每类按时间排序。

(二)业务资料

1.活动资料:主要反映监测工作开展情况。包括会议、

培训及其它工作,每项活动所有相关资料应集中保存。可按

照活动类型分类,每类按时间排序。

每项活动档案资料中应包括:通知、日程、签到册、讲

义、讲话稿、小结(时间、地点、参会人员、主要目的、内

容、相关评价)、影像资料及其他相关资料。

2.技术资料:主要是与监测工作有关的业务资料。包括

技术指导手册等技术性文件,食源性疾病(包括食物中毒)

事件、疑似食源性异常病例/异常健康事件的处置资料及其

他业务资料。

四、资料保存形式

可分为纸质档案、电子文件档案、声像资料档案和资料

汇编等。各类形式档案资料应分别保存,每类形式资料应参

照上述方法分类保存,且分类方法要保持一致。

1.纸质档案:以档案盒的形式保存。

电子文件档案:包括所有电子版的文档和声像资料,

可以保存在硬盘或光盘内。

3.声像资料档案:指与监测工作有关的声音、图像和影

像资料,各类资料可以根据不同的载体形式分别保存。

4.资料汇编:一个自然结束后,可对全年资料进行统一

装订,形成资料汇编。

纸质档案、资料汇编和声像资料档案应在资料档案盒内

注明本盒资料类别和资料信息(见附件1),电子文档可以文

件夹和文件名称表示资料类别和时间、内容等基本信息,上

述信息应与纸质资料档案信息一览表内容保持一致,以便于

资料查阅。

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