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会务组分工及工作方案

一、工作目标及主要任务

全力做好有关会务组工作，保证会谈会的顺利进行。主要任务：

制定本组工作方案；负责会谈会的招待工作；负责礼物、纪

念品、签到表、座次牌的设计制作；负责准备会议资料；负责会

谈会时期各项活动的后勤保障工作。

二、人员安排

负责人：刘芳

三、会务准备

（一）场景部署（辅助广告企业）：

1.（1）40周年光诞展及各专科展牌；

（2）彩虹门、气球、横幅、仪式启动幻影球、有关牌匾、礼炮、鲜花

等；

（3）音响的分配；

（4）有关歌曲的准备（国歌、院歌、背景音乐等）；

（5）新院区项目、科研中心、生殖中心启动仪式及博士后工作

站挂牌仪式的有关准备工作；

（6）“千人宣言”仪式的准备工作；

（7）颁奖证书的准备；

（8）院庆工作牌的一致制作。

2.会场座椅的摆放（按不一样颜色座椅划分ABCD区，方

3.摆放主席台；

4.准备贵宾名牌；

5.准备贵宾胸花（院外全部贵宾）、附院院庆小手旗；

6.摆放矿泉水；

7.准备会议资料及礼物装袋；

8.在会场一角设萨斯风、钢琴现场演奏；

9.会场洗手间的指示牌（通知财产管理部做好洁净卫生工作）。▲

资料袋内物件：

（1）产品介绍

（2）会谈会专题片DVD

（3）会谈会活着手册

（4）纪念品

（二）贵宾招待

刘芳姜芳榕

1.庆典大会当日提早到大会现场，熟习贵宾坐席；

2.迎接贵宾，引导贵宾到报各处签到（辅助礼仪小姐及义工）；

3.辅助贵宾领取会议资料及礼物，引导贵宾就坐（辅助礼仪小

姐及义工）；

4.全部贵宾入场完成，工作人员到指定地区就坐；

5.庆典大会结束，工作人员引导贵宾离场搭车。

（三）贵宾签到刘芳

1.负责贵宾签到（准备贵宾署名册或署名卷轴）；

2.实时查对到会贵宾名单（准备一份参加庆典贵宾名单）；

3.准备纸墨笔砚若干，以便有需要的贵宾题字；

4.负责会议资料及礼物的发放及保存工作。

（注：前一天夜晚已到旅馆签到的贵宾，不再签到及发放资料袋，

只在会场摆放议程单张。）

（四）应急工作刘芳

1.负责因天气等原由主会场转移工作；

2.在附院礼堂做好备用会场的准备工作；

3.突发事件的紧迫办理（共同院庆活动应急组）；

4.现场保健医生及常用药品的准备；

5.由附院职工构成观众预备队伍，约100人，在现场观众过少时出

席就坐，防止冷场。

四、时间安排及分工

依据工作内容，会务组分为后勤保障小组、礼物小组，分别

负责会谈会前和会谈会时期的全部后勤保障工作，礼物设计、制作、

发放等工作，会谈会招待、引导工作。详细时间安排及分工

以下表：

时间工作任务负责人工作小组

11月确认住宿事宜刘芳保障小组

1日

11月礼物初步设计刘芳礼物小组

5日

11月

6日会场确认刘芳保障小组

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