如何防范证据缺失的法律风险.doc

PAGE1

工程建设法律风险防范指导手册

(第一期)

如何防范证据缺失的法律风险

合同法律部主办2013

索引

TOC\o1-3\h\z\u【证据保存在纠纷解决中的重要性】 1

【常见证据留存方式及风险防范】 1

【往来函件的证据留存及风险防范】 1

【邮箱送达注意事项】 2

【快递送达流程注意事项】 3

【传真送达流程注意事项】 4

【接收对方函件流程的注意事项】 5

【签到簿、会议纪要、会议记录的证据留存及风险防范】 6

【考察报告的证据留存及风险防范】 7

一、证据保存在纠纷解决中的重要性

根据《民事诉讼法》的规定，当事人对自己提出的主张有收集或提供证据的义务，如果不能提供相应证据，将承担其主张不能成立的风险。

在工程建设、产品供货过程中，无可避免的会出现各种变更事项。在双方有良好合作基础的时候，供应商或施工单位对业主提出的要求基本承诺满足,但是如果不将这些变更事项形成书面文件，当双方发生纠纷的时候，供应商或者施工单位则会否认其原先的承诺。根据“谁主张谁举证”的民事证据基本原则,在发生纠纷时，法院判案的依据不是双方当事人的口头承诺，而是合法有效、有据可查的证据。如果负有举证责任的一方不能够提出有效的证据，那么必然要承担败诉的风险。

二、常见证据留存方式及风险防范

合同履行过程出现数量、质量、付款、供货期等问题，经常采用往来信函、会议纪要、考察报告来处理。这几种沟通方式是合同履行过程中对合同的补充，也是合同变化的依据。下文针对往来函件、会议纪要、考察报告三个不同的沟通方式，分别进行阐述并提出注意事项。

（一）往来函件的证据留存及风险防范

首先，重视发出索赔通知。合同相对方在履行过程中出现与合同

（3）传真送达函件的原件应当妥善保管，与主合同一同归档。

4.接收对方函件流程的注意事项

及时、合理的处理对方发来的函件也是十分重要的。对方函件可能是通知、索赔、协商、告知等形式，针对不同形式应当及时做出判断，并保留回复的依据。

（1）接受相对方回函时，对于重要的材料应当要求对方提供盖有公章的原件，或者采用两种以上送达方式相互印证。例如，通过传真发送一份，并将其原件快递至公司。

（2）如果我方不回复合同相对方发出的函件，则视为我公司已经接收并知悉函件内容。因此，接收相对方函件后，应当及时处理函件涉及事项。对收悉函件的内容如果有不同意见，不能采用口头方式回复，应当将不同意见采用书面形式及时回复。如果暂时无法确定如何处理函件涉及事项时，也应当采用上述三种方式正式回复。内容参考如下模式：“对于贵公司提出的×××，我公司正在×××，结果以×××为准”。

（3）对于相对方发出的含有“处理期限”，及“不处理后果”的函件，应当在函件规定的处理期限内给出答复意见。如果答复意见不能明确的，应当回复“我公司不予认可贵公司提出的×××，我公司的意见详见×××”。如果迟于处理期限，可能导致回复无效的结果。

（4）收悉对方的函件应当及时做好归档工作，与主合同归于同一档案下。

（5）对于收悉合同相对方函件未及时归档、未及时回复的，由经办人承担相应责任。

（二）签到簿、会议纪要、会议记录的证据留存及风险防范

会议纪要是指双方或多方当事人，采用开会方式来商讨合同履行的相关事宜。如果是我公司内部人员召开的会议，则属于单方会议纪要，单方的会议纪要不能够作为证据使用。多方共同召开的会议，虽然在开会之前有会议签到表，但是这只能证明对方当事人来参加过会议，并不能代表参会人员对会议内容的认可。因此，在发生纠纷的时候，没有对方签字的会议纪要是不能作为证据使用的。

为了使会议纪要具备法律效力，应当注意以下几点：

（1）会议通知应当采用书面形式，发送至合同相对方的对公邮箱及传真，要求参会的人员应携带授权委托书。

（2）会议开始前，应当召开会议内容讨论会，协商会议内容、谈判技巧等，并草拟会议纪要的内容，方便会议后能够及时出具会议纪要。

（3）会议结束后，在草拟会议纪要的基础上进行修改，如果修改内容不多，或者无实质性修改，应当及时要求对方签署。无授权委托书的，必须要求相对方及时提供。

（4）如果会议内容涉及实质性修改，将修改后的会议纪要及时报送主管领导批复。报送主管领导要保证及时性，必要时采用电话、邮件的方式。如果主管领导无法及时查阅会议纪要，经办人员应将修改之处及核心内容汇报主管领导或主管领导指定的负责人。

（5）如果参会的相对方不同意签署会议纪要，应当要求其将不同意的理由记录下来，并及时向主管领导汇报。问题的及时汇报，有利于主管领导做出正确的决策。

（6）会议纪要一般只出一份，由我方经办人员保留。会后应当将会议纪要与涉及事项的档案一起及时归档。如果合同相对方强烈