4.休闲活动时间管理（上）课件讲解.pptxVIP

休闲活动时间管理

时间管理是根据休闲活动的组织目标按照时间线索即活动日程安排对活动组织的各种要素进行合理调度与配置，以保证休闲活动的各项组织活动如期完成。

一、制定活动日程表预留充分的准备时间是制定切实可行的活动日程表的基本保障。组织一个成功的活动往往需要几个月甚至几年的时间。休闲活动的组织所需时间因活动类型不同而有较大差异。在活动日程安排上应注意以下几个方面。?

一、制定活动日程表许多休闲活动组织者都是先确定休闲活动的举办日期，然后才意识到有太多筹备工作需要做。这时，他们不得不把每项工作所需时间压缩到最短，制订出一个十分紧张的日程表，这样的日程表一般很难执行。（一）分析工作时间确定活动日期

一、制定活动日程表有时候，由于外界因素，预留的时间不够充分，组织者被迫接受一个十分仓促的日程表。在此情况下，只有根据现有时间简化休闲活动的各项内容。所以要根据工作所需时间来确定活动日期，而不是先确定活动日期，再去考虑工作安排。（一）分析工作时间确定活动日期

一、制定活动日程表第一：应组织若干个由2~5人参加的小组，在各小组中开展头脑风暴式讨论会，讨论组织某休闲活动所必须进行的各项工作。（二）依靠团队合作完成组织工作

一、制定活动日程表第二：把各小组讨论结果进行对比与汇总。（二）依靠团队合作完成组织工作

一、制定活动日程表第三：将各项工作进一步分解，并确保不使任何环节遗漏，据此确定行动步骤。（二）依靠团队合作完成组织工作

一、制定活动日程表第四：将每项工作及其分解内容、行动步骤写在一个单独的工作任务卡上。（二）依靠团队合作完成组织工作

一、制定活动日程表第五：在进行工作时间分析时，要充分估计各项工作所需时间，将每个时间段内某个环节的负责人一并写在工作任务卡上。须标明各项工作由一人单独还是多人合作承担，比如起草一份邀请函一个人在估计时间内可以单独完成，但要布置一个会场就需要若干人合作才能在规定时间内完成。（二）依靠团队合作完成组织工作

一、制定活动日程表第六：把所有工作任务卡按照行动顺序张贴到公告栏上。（二）依靠团队合作完成组织工作工作任务卡1工作任务卡2工作任务卡3工作任务卡4工作任务卡5工作任务卡……

一、制定活动日程表第七：依靠团队合作能力，依次完成工作任务卡上的工作就可以促成本次活动的按时完成。（二）依靠团队合作完成组织工作

一、制定活动日程表一般认为应该按估计时间的120%安排工作时间，即预留20%的工作时间。在规定时间内提前完成某项工作，不会给休闲活动组织带来太大的负面影响，但是如果不能在规定时间内完成某项任务，则必然会影响活动的顺利进行。（三）在时间安排“留有余地”

一、制定活动日程表对于相互关联的工作，必须明确其先后顺序，并使先期工作的组织者了解其对后续工作的影响。比如，展品运输与展品布置、日程安排与新闻发布、名人名单的确定与名人邀请函的寄发等。（四）分清独立工作和关联工作

一、制定活动日程表将日程表张贴在公告栏，为每一位相关人员提供便于携带的日程表复印件。为了使参与者随时了解活动组织去向和活动的进展，发现的问题，可以利用活动挂图、工作简报或黑板报等形式制作动态日程表。按周(星期)分为若干栏，在各栏内，由上到下列出重要工作，如宣传、印刷、娱乐活动、食品、门票、销售等，应特别注明在本星期内必须开始和必须完成的工作。（五）公布日程表

一、制定活动日程表鼓励参与者根据个人的工作计划事先预约工作时间，并为每个工作参与者提供一份日程表的缩小复印件，用特殊颜色标识该工作人员所对应的工作。一旦修改日程表，应为每位工作参与者提供新的复印件，并注明新日程表的印刷时间，从而保证所有参与者按照同一日程表工作。（六）预约工作时间

一、制定活动日程表对于关系到休闲活动组织成败的关键工作，应确定其最后完成期限，如果这些关键工作未能按期完成，必须果断取消休闲活动。但取消一项休闲活动必然会给休闲活动委托方和承办方带来巨大的经济损失和负面的社会影响，比如承担毁约赔偿和信誉降低等。为了避免因关键工作的失败而导致经济和社会影响方面的重大损失，应事先对关键工作做出备选方案，一旦该项工作受阻或未完成，立即启动备选方案。（七）确定关键工作的最后期限

一、制定活动日程表防止因工作拖延而使休闲活动的组织陷入被动。首先确定工作的起迄日