物业入伙管理手册模板样本.doc

物

业

入

伙

管

理

手

册

物业入伙管理制度

一、入伙准备工作

1.物业管理处于入伙前1个月制订入伙工作计划，该计划中应明确:

(1)入伙时间。

(2)负责入伙工作人员及其职责。

(3)入伙手续。

(4)入伙过程中使用文件和表格。

2.入伙工作计划应由管理处主任同意，管理处应提前1个月向业主发出《入伙通知书》，并具体说明：

(1)需业主准备证实材料。

(2)需业主填写表格。

(3)办理入伙手续程序。

(4)办理入伙手续工作现场应张贴入伙公告和明确指示标识，并指定专员负责业主办理入伙手续时各类咨询和引导，方便于业主办理各项手续。

二、入伙审查登记

1.管理处应建立入伙记录表，对业主提交《入伙通知书》进行查验，确定无误后收取《入伙通知书》，在入伙登记册中注明，并向入伙申请人发放资料，应包含：

(1)《入住说明》。

(2)《住户手册》。

(3)《住户条约》。

(4)《管理协议》。

(5)《预交费用标准》。

(6)《装修须知》。

(7)《住户记录表》。

(8)《装修审批表》。

(9)《验收交接表》。

2.上述发放资料应在《入伙登记册》中由业主签收，或由管理人员注明。在提供给业主《入住说明》中应明确由业主填写并提交资料，包含：

(1)身份证。

(2)工作证复印件。

(3)《业主记录表》。

(4)购/租房协议正本及复印件。

(5)已签署《住户条约》、《管理协议》。

3.管理处对业主资料进行审核验证，验证内容包含：

(1)表格填写是否完整、正确和清楚。

(2)条约和管理协议是否已签署。

(3)身份证实文件和购/租房协议及《业主记录表》是否一致。审查经过后，入伙管理员收取购/租房协议复印件、《业主记录表》、《住户条约》1份、《管理协议》1份，在《入伙通知书》注明签收。

三、预交费用

财务应依据国家和政府法规及发展商或业主委员会要求，确定入伙《预交费用》。管理处于审查并接收业主收取各项费用，并开具对应票据给业主。

费用项目包含：预交管理费、装修确保金及清运费等。财物应造费用记录表，对费用交纳完成业主，应在记录表中注明。

上述手续完成后，管理处查验入伙记录表及已签署《管理协议》及各项收费票据后向业主发放钥匙，并在《钥匙发放记录表》上登记，同时应和业主协定验收房屋时间和方法。

管理处和业主一起验收其名下物业，登记水、电、气表底数，双方在验收交接表上签字确定。验收过程中双方确定需维修事项由管理处通知相关部门处理。

四、入伙后装修管理

管理处于提供给业主文件中应明确装修管理要求，具体内容参见《装修管理手册》。

入伙期间业主接待标准

一、目标

经过和业主首次交往过程中周到热情、体贴、细致服务，使物业管理企业在刚接管物业时即能建立良好信誉开端，塑造起自己管家和亲人形象，从而为物业管理工作顺利开展铺路，也可为以后赢得广大业主充足信任和长久支持打下坚实基础。

二、对象

入伙前后前来看楼或办理相关手续业主。

三、接待人员配置和要求

接待人员配置视物业辖区面积、规模及入伙期间业主人流量而定。但在办理入伙期间内，应有专职入伙接待员数名，在业主较多时，管理处其它职员应作为机动预备人员分担接待工作。

对入伙接待员应要求其：

1.熟知和本物业相关多个情况，包含物业建筑结构方面专业知识、本物业多个不一样户型、辖区周围配套及未来计划、物业绿化方案等。

2.熟知和业主利益相关多个情况，包含发展商情况、业主和发展商易生纠纷事宜、装修知识、业主和装修商易生纠纷事宜等。

3.了解现有业主概况，包含年纪段、知识水平层次等。

4.擅长沟通、热情大方、耐心细致。

四、接待工作内容

1.管理处内应设物业概况挂图或说明；管理企业介绍及本物业职员工号、姓名及职位介绍。

2.设待客室，备茶点。

3.具体程序。

(礼仪、态度略)

(1)问询

向业主问询需要服务，其物业具体情况，装修、入住计划等。

(2)交流

就业主提供情况和所需要服务做深入交流。提出提议，确定为业主需要。

(3)介绍

适时地介绍管理企业构思和计划，并请业主参与意见；提醒和发展商交易中应注意问题，提醒装修应注意问题。必需时引领业主参观整个物业，同时介绍现已登记业主年纪、知识层次，让业主了解“邻里”概况。

(4)引导

引导业主参与构想物业管理方方面面工作方案、落实方法，诚恳地请业主为自己家大胆提议。

入伙程序指南

一、律师行向业主发出《入伙通知书》。

二、业主向管理部提交：《售楼(租楼)协议》、《入伙通知书》、《公证书》、《付款收据》(管理基金、管理费、管理费按金)、身份证或护照、营业执照(副本)和《企业委托书》。

三、未交汇上述钱款到财务室汇清并交汇电费按金。

四、向业主发放：《业主收楼记录表》、《住户手册》、《入住程序指南》、《凭证表》、《收费标准》、《银行电脑托收协议》、《电话申请表》、《车位申请表》。

五、协同