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时间管理与工作统筹技巧
Clover2009年4月9日晚
2024-6-1
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喜欢加班不是好员工！
WHY???
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我们的问题在哪里？
■时间陷井
——情不自禁
——事必躬亲
——过分客套
——例行公事
——犹豫不决
——漫不经心
——碌碌无为
国外学者对某跨国公司总部人员
的跟踪调查显示：
管理人员平均每8分钟被打扰一次；
业务系统的管理人员平均每周花在
会议上的时间不少于10小时；
行政管理人员每周会议20小时。
心理学家指出：
恢复思路平均时间为３－５分钟
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日本学者关于时间浪费的调查
“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，
即每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天
大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义
或者极少有价值的。同时，人被打扰后重拾原来的思路至
少需要3分钟，每天就是2.5小时。”
根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的
时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时
间的68.7%。
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时间管理的陷阱
猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里
不好意思拒绝别人
“反正时间还早”——拖延
会议病
文件满桌病
事必躬亲
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1、猪八戒踩西瓜皮
——滑到哪里是哪里
没时间做计划
工作是程序化，规律化，根本没必要做计划
计划常常被打断
不喜欢被计划束缚
“船到桥头自然直”
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2、不好意思拒绝别人
——接受请托比拒绝更容易
——拒绝请托会触怒请托从而导致请托者报复
——我想做一个广受爱戴的人
——我不懂得如何拒绝
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3、“反正时间还早”——拖延
帕金森定律
工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。
时间管理隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。
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4、会议病
基于合群的愿望而聚会倾谈
为符合传统
为推卸责任
没有勇气，逃避指出个别员工之错误
无效的会议不断重复
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5、文件满桌病
安全感
犹豫的个性
半途而废的工作习惯
个人的喜好
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时间管理是什么?
时间管理就是自我管理
自我管理即是改变习慣，以令自己更富绩效，更富效能
把事情很快地做完,叫做效率
把事情很快又很对地做完,叫做效能
时间管理就是事前的規划或长期的计划
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时间管理的基本认识
知道该做什么事,并把时间花在重要的事情上
时间无法管理,事情/任务才是管理的对象
浪费的时间远比有效利用的时间多
善用管理工具提升时间利用效率
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应该记住的20条实用方法
■准备之一：长期准备（4）
——购买工具书/增加知识储备/提高能力
——训练你的快速阅读能力
——把常用的文件/文具放好
——养成存放思想档案和作记录的习惯
——凡事预则立，不预则废。
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应该记住的20条实用方法
■准备之二：临时准备（5）
——明天的工作前晚进行优先级排序
——将相关的工作列在一起
——把工作计划放到随时可见的地方
——每天早晨比规定时间起早十分钟
——做好正式工作前的准备工作
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应该记住的20条实用方法
■要培养的好习惯（7）
——利用各种装备如电话/信件等节省时间
——把最困难的事放在效率最高的时候
——利用零碎时间处理例行性事务
——午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会
——休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料
——报刊放在晚上看
——每晚沉思片刻/回顾与总结
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应该记住的20条实用方法
■与外部产生联系时的应变能力（4）
——站着接待一向健谈的来访者
——从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者
——管理电话：主动拨号/与被动接听
——如遇琐事缠身能快速摆脱
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办公桌上的“5S”运动
整理废纸篓的作用
文件存档系统
“各就各位”的摆置
集中精力做一件事
不要总是重复处理同一文件
不要为了表面的整洁而塞入一处
下班前的清理
5S：整理整顿清扫清洁修养
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◆工作优先级综合分析
——四象限坐标图
重要度
紧迫性
A
重要而且紧迫
Ｃ
紧迫但不重要
D
不重要不紧迫
Ｂ
重要但不紧迫
分清工作的轻重缓急
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四象限法解析
Ⅳ（水型的事务）
忙碌琐碎的事
处理文件等函件
电话
浪费性时间
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