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技术文件及档案资料管理制度

1 总则

1.1 为了加强公司技术档案的管理，充分发挥技术档案在生产过程中的作用，依据

《科学技术档案工作条例》、结合本公司实际工作的特点，特制定本规定。

1.2 技术档案是公司生产经营中的重要组成部分，是公司在新技术、新产品、新设计、新工艺、新材料等技术研究、技术开发过程中形成的具有保存价值的，并按归档要求整理归档的（包括文字、图纸、图表、数据、计算机盘片、声像等）产品研制档案、专题技术档案等。

1.3 技术档案是技术研究和生产活动的真实记录，公司必须实行集中统一管理，使之完整、准确、系统、安全和有效地开发利用。

1.4技术档案工作是公司经营管理工作的重要组成部分，是生产科研活动的重要环节，公司把技术档案工作纳入公司经营管理工作中，与工作紧密结合，实行生产与建档工作同步管理。

2 技术档案归案制度

2.1 归档要求

2.1.1各生产部门必须严格按要求的归档范围进行归档。

2.1.2各相关材料在立卷前应按照收发文簿或有关记录逐一核对，必须齐全、完整、准确、层次分明，保持文件之间的历史联系，符合其形成规律。

2.1.3归档的文件材料必须经过系统整理，保证质量，做到分类科学保管期限划分准确、字迹清楚、装订整齐美观结实，不允许有金属物和用圆珠笔、铅笔、复写纸等书写（包括领导签字）。

2.1.4归档的文件材料应编制移交目录一式两份，交接时双方应清点核对无误后履行签字手续，各存一份。

2.2 归档时间

2.2.1本年度形成的文件材料，由主管单位文书或各专业处室统一整理、立卷，于次

年6月末前归档。

2.2.2临时机构所形成的文件材料由临时机构在任务结束后归档。

2.2.3重大技术改革方面的科技文件，在取得成果经项目负责人审定后３０天内归档。

2.2.4外购或内购设备的随机文件,在设备开箱当场验收后归档。声像档案中，录像带归档要在形成年代的次年3月末前归档。

3 技术档案收集工作制度

3.1 收集范围

凡是本公司在生产、经营、管理等各项活动中形成的技术文件材料、图纸照片、底片、带等各类载体的原始资料都应进行收集。

3.2 基本要求

3.2.1各个部门应将技术档案收集工作做为本部门一项重要的基础管理工作，保证档案的齐全和完整。

3.2.3收集的技术文件材料要全面、及时、真实。

3.2.3本公司新进设备开箱检验，必须有档案管理人员参加，对资料不齐全的应想办法补办，不符合要求的不预验收和签字。

3.2.4技术档案材料收集不齐全应考核技术档案管理人员。

4.技术档案整理立卷制度

4.1基本原则

4.1.1整理档案应根据技术资料的来源、内容和形式保持文件之间的历史联系。

4.1.2整理后的技术档案必须便于保管和利用。

4.2工作内容

4.2.1技术员要对技术文件认真整理，并根据归档工作有关规定进行立卷工作。

4.2.2技术员应认真进行技术的档案整理、立卷工作。并负责全部技术档案分类、案卷排列、编号、编写案卷目录等工作。

4.3基本要求

4.3.1原件与附件、复印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件要立在一起，不得分开、文电应合一立卷。

4.3.2立卷时，对文件材料有破损的要修补，并在装订前将金属物去掉，文件材料必须字迹清楚、耐久、严禁复写和用圆珠笔、铅笔书写材料。

4.3.3凡是归档的技术材料，底图和蓝图一并归档，重要的蓝图可归档两份。并有技术负责人签字。

4.3.4归档时必须办理归档手续，由归档人填写移交清单一式两份，当面查点清楚，交接双方签字，各保留一份。

5.技术档案保管制度

5.1工作内容

5.1.1接收技术档案必须认真验收，并给予办理接交手续。

5.1.2存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。

5.1.3原图不得外借。修改后的原图存档，要认真检查其修改、补充等情况。底图存放要以平放为宜。

5.1.4定期进行档案的清理核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡，要注明原因。

5.2基本要求

5.2.1保管工作要做到不得使技术档案分散、不得使档案互相混乱、档案不得丢失、不得泄密、不得使档案遭到损坏。

5.2.2每年对库存档案的数量、保管情况进行一次检查。对于特别重要的档案要逐卷逐件检查，一般档案可逐卷检查。

5.2.3档案装具材料要符合国家档案标准的要求。

5.2.4调换工作时要办理交接手续，对档案材料现有数量和状况做全面或部分检查。

6.技术文件、档案资料的借阅、发放制度

6.1基本原则

按公司有关规定，技术员负责全公司档案的提供利用工作。

6.2借阅范围

凡是本公司生产、经营、基建、管理各项活动中形成的技术档案，管理员一律负责提供利用。

6.3借