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Sheet3
Sheet2
Sheet1
文件管理流程说明及其它要求
文件名称
文件编号
版次
生效日期
文控中心文件管理流程图
QB-技-018
A/0
拟定
日期
审核
批准
深圳山源电器有限公司
宋翰林
刘凯
06.1.18
1.0
编制：
审核：
批准：
深圳山源电器有限公司
ShenzhenShanYuanElectronicCO.,Ltd
文件受控章
文件编号：SY-DTD/GR-4202
修訂日期：2007-12-20
三階文件
生效日期：
文件编制及发放流程图
版本
共1页第1页
一.文件之增补、修改、废止.
※文件使用部门需要对本部门之文件进行增加、修改、废止，须填写《文件增补、修改、废止申请单》，交督导室进行初审，以确定是否进行增补、修改、废止，经初审同意增补、修改，督导室将给使用部门一个受控编号，及文件版本号。文件废止，文控员将下发的文件回收处理。
二.文件编写.
※管理体系之一二阶文件编写将由公司指定单位及指定人进行编写。
※管理体系之三阶文件（包括管理制度等行政文件）的编写由主导部门进行编写，由督导室进行审核算。
※整个公司运作的记录表单等四阶文件，由使用部门编制，由督导室统一规范，统一格式，分发文件编号，文控存档规范格式。
三.文件之受控、登记、分发、签收.
※经审核/批准完成的文件，由文控员依据《文件与资料管理程序》进行受控，文控存留原件，复印件加盖受控章,登记《文件受控台账》。
※依据文件《文件增补、修改、废止申请单》上要求之份数，发放给使用单位。
※文件签收由使用部门指定人员进行签名,旧版本文件回收
四.其它要求
1.四阶文件首次外发印制，需由督导室审批后，方可批量印制。
2.现场不得使有无受控章、无文件编号、无版本号之文件，文控员定期进行抽查，以确保现场使用文件100%最新版本。
3.督导室将组织文件使用部门进行定期文件评审，对文件中不足，或者错误进行修改。
4.内部部门之间沟通类、行政管理等四阶文件不用在文控中心受控。如：通知、通告等...
5.为了节约纸张资源，部门之间沟通类四阶文件可以通山源QQ、电话、EMAIL等方式进行。
流程图
文控登录文件清单
文件台账
复印/存原件
加盖“受控章”
分发
OK
确认发放份数
旧版回收，签发新版本
旧版标识/保留
NG
文件审核/批准
文件编写
OK
NG
文件增补、修改申请
督导室
初审
文控分发文件编号及版本号
文件增补、修改申请单
文件需求
?2006?/?1?/?10
开始
编写文件
编写人
批准
授权人
登录文件清单
文控中心
分发
文控中心
签收
使用记录
使用
使用部门
适用吗
使用部门
是否更改
使用部门
提出更改申请
使用部门
文件更改
编制部门
A
A
重新审批
授权人
登录文件清单
文控中心
旧版回收分发新版
文控中心
旧版标识、保留
文控中心
是否有必要保留旧版？
授权人
结束
***文件
（文件编号）
NO
YES
文件清单
（文件台账）
分发记录
（发放记录）
YES
NO
YES
NO
文件更改申请单
***文件
NO
YES
分发记录
发放回收记录
结束
YES
NO
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