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招标代理过程中与各方的沟通

沟通是招标过程中不可缺少的一部分，沟通不仅限于完成招标工作，它与招标的所有阶段相关，是贯穿于整个招标过程的一项重要工作。在复杂的工程建设背景和各类招标项目环境条件下，我们作为招标项目执行主体发挥了至关重要的作用，招标项目涉及到各类参与方，即招标人、投标人、评标委员会、管理部门、监管机构等，项目的进展是由各参与方之间的有效沟通来推动的。沟通管理在招标代理项目管理中发挥着重要作用。沟通管理是招标代理弄清项目需求的重要手段，是解决项目问题的重要工具，是规避和化解项目风险的有力武器。

1.沟通管理的目标

项目沟通管理是指保证及时恰当地生成、搜集、传播、存储、检索和最终处置项目信息所需的过程。在实践中招标代理项目沟通管理是指招标代理专职人员运用各类沟通方式与技巧处理招标项目中出现的问题，推动项目平稳、有序进展的过程。作为我们招标代理的招标项目沟通管理有一下几个目标：

1)使招标代理机构赢得招标人的信任与理解。建立良好的工作关系，有利于双方形成良好的工作关系，加强相互间的协作与配合，保证各种必要的招标程序得以顺利实施，最终实现招标目标；

2)招标项目问题得到进一步解决；

3)创造可持续沟通的条件。

4）保证招标质量，提高招标效果和效率。可以使我方获取更的相关信息，有助我方对各种复杂、疑难问题进行正确分析，作出合理判断，从而降低招标风险，确保招标工作质量，节约招标成本，提高招标效率。

5）为招标人提供更好的服务。可以帮助招标人节约招标资金，提高资金的使用效率，同时可以提供更多、更好的服务，为招标人带来服务的附加值。

2.沟通管理的内容..

招标代理项目具有多个环节，程序性较强。在每个对应的环节中，对应着招标代理与招标人进行必要沟通管理的内容。如下表所示：

序号

招标程序环节

招标代理沟通要点与内容

1

合同签订

1）合同要件；.2）项目情况

2

方案制定

1）项目需求；.2）招标人要求；.3）项目难点

3

发布公告

1）投标市场的预测；

2）投标人资格要求；

3）时限

4

预审文件编制与发布

1）资格预审要求；2）评审办法

5

资格评审

1）评审情况；.2）评审结果

6

招标文件编制与发布

1）技术要求；

2）商务要求；

3）经济要求；

4）投标要求；

5）评标办法。

7

答疑、踏勘与预备会

1）项目特征；2）投标注意事项

8

开标

1）会议情况；

2）开标会流程；

3）开标记录与结果

9

评标

1）评标准备；2）评标情况；3）评标结果

10

公示

1）公示过程情况；2）投诉与质疑

11

定标

1）定标有关问题；2）定标结果

我们将依据招标环节内容，将所涉及的要点逐个与招标人进行沟通，只有抓住项目沟通中的内容，才能掌握项目管理的关键点。此外，还注意沟通的深度，要在深入思考的基础上进行沟通。要依据项目情况，适当调整沟通的内容与重点。只有全面的沟通才能保证项目的顺畅进行。一般而言，上述内容是招标项目沟通管理中必不可少的内容。

上述内容沟通不够全面，往往会导致项目管理过程出现问题。

3.沟通的方式与形式

在招标代理过程中，在招标代理与招标人的沟通存在多种方式与形式。不同的沟通方式均有其各自的作用与特点。我们将综合运用各种沟通方式或形式为项目服务。在实践中我们总结了招标项目常见的8种主要的沟通方式和6种常用沟通形式。

8种主要的沟通方式：

序号

沟通方式

使用条件与应用情况

1

汇报

向招标人叙述招标项目进展中事实情况或招标程序工作结果。

2

询问

需要向对方了解的情况例如：向招标人了解项目需求或要求，招标人向我们解招标程序或问题处理办法与经验等。

3

讲解

我们向招标人介绍与招标组织有关问题的工作内容、注意事项或需要招标人配合的工作等。

4

倾听

我们听取招标人对招标项目组织过程中有关的看法与建议。招标人听取我们对有关问题的分析与认识。

5

叮嘱

我们对招标人的行为进行沟通引导，说服其行为合法与有效，对可能的风险进行估计。招标人对我们就招标要求，项目特征等有别于其他项目的情况进行说明。

6

告知

我们或招标人彼此就已经发生的问题或已经产生的后果进行通报，或将实际情况或有关信息通知彼此。

7

劝诫

双方彼此试图为纠正对方错误认识、行为或可能产生严重后果，导致高风险的行为进行沟通。

8

商议

双方就招标项目中有关问题进行判断、分析、评估的过程。

6种常用沟通形式：

序号

沟通形式

目的和要求

1

会议

对于项目中需要广泛告知的事项、重大问题的决策、复杂问题的分析或由于制度的需要而采用的适用于集体商议的方式

2

座谈（面谈）

一般而言，招标人或我们就项目需要广泛了解的情况、需要学习的知识或需要借鉴的经验进行座谈

3

书面

项目中的环节，须以纸质形式记录、送达、收取，一般需要书面形式

4

电话

为提高项目办事效率，该形式可满足