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办公用品管理办法

一、目的

1.为规范办公用品的审批、采购、保管和领用等流程的管理；

2.合理有效控制办公用品的成本。

二、办公用品的种类

1.消耗品包括：墨盒、硒鼓、铅笔、固体胶、透明胶、双面胶、印油、回形针、橡皮、印泥、笔记本、标签、便签纸、长尾夹、水笔、钉书针、修正带、修正液、电池、纸张（打印纸）、文件夹等。

2.日常用品包括：拖把、抹布、垃圾袋、一次性水杯、盒装面纸、抽纸、茶包、咖啡、点心、药品、卫生清洁用品等。

3.管理品包括：剪刀、美工刀、卷笔刀、起订器、订书机、打孔机、计算器、比例尺、笔筒、垃圾筒等。

4.电子类产品包括：插座、刻录盘、读卡器、电话机、U盘或移动硬盘等。

5.印刷品包括：信封、信纸、表格、纸袋、宣传册等。

三、管理职能

1.行政人事部为办公用品的归口管理部门，派专人负责采购、验收、保管、发放、统计等管理工作。

2.办公用品的采购人员与保管人员一般不宜由同一人担任；由于各项目部与销售部在公司外办公，故在行政人事部指定的供应商范围内，委托部门文员负责办公用品的采购、验收、保管、发放及统计等管理工作。

3.严格按流程执行：申请——批准——询价——采购——入库——发放——结算。

四、管理内容与要求

1.办公用品的申购

1)员工如需购置非公司日常使用的办公用品时，可将型号告知办公用品保管人。

2)每周二办公用品保管人根据库存及使用情况填写《办公用品申请单》，报部门经理审核后，行政人事部在两个工作日内完成采购及发放。特殊情况下电话请示获批准后，行政人事部可先购买，手续后补。

3)购买100元以上的办公用品时，采购人员需向两家以上的供应商进行询价，报价后以经济、实用和质量为采购原则，总价较低者优先选用，电子类产品的采购由网络工程师询价和选型。

4)按需采购，不宜库存过量，采购人员应及时了解各类办公用品的使用情况，对于质量不好的及时更换物品型号或更换供应商。

2.物品入库

保管人员应核对购入办公用品的品种、数量是否与申购单、送货单一致，并对物品的质量进行检查（例如：打印机的墨盒是否过期、计算器的好坏等），核对无误后在送货单上签字确认；将物品妥善存放并登记。如发现购买错误或质量不好的物品应予以拒收，并向采购人员指出，同时在送货单上修正。

3.物品领用

1)建立公司员工《办公用品个人领用登记表》的台帐，领用各类“消耗品”、“管理品”和“电子类产品”时，保管人员应将领用的物品名称、领用数量、领用日期等记录于该表或《验收单》中，由领用人签字确认。

2)原则上“管理品”与“电子类产品”中所含用品每人只能领用一次，当员工需领用时，保管人员应核对该员工的《办公用品个人领用登记表》，如无领用，则予以登记并发放；如已领用，则应问清再次领用的原因；如是故障或损坏，应以旧换新；如是遗失应由其个人赔偿或自购。

3)保管人员通常在收到行政人事部发来的《新员工入职手续清单》后，预先准备一份常用的办公必须品（如：笔筒、抽纸、垃圾筒、电话机、水笔等），如库存缺少则立即申购。在该名新员工报到时，将上述物品交其清点，并签收。

4)所有印刷品由公司行政人事部负责，各部门或各员工可按需领用。

5)保管人员每季度对库存的办公用品（专指“消耗品”、“管理品”和“日常用品”）数量进行盘点，完成《第季度办公用品库存盘点表》，及时发现库存不足或已用完的物品，通知行政人事部采购。

4.物品使用

1)应本着节约的原则使