GJB9001C文件控制程序(含完整表单).docVIP

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文件编号：Q/YC–P001–2013/A0归口管理：行政部

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文件控制程序

一、目的

为确保质量管理体系文件的适宜性和充分性，以及在文件的使用现场能够得到有效版本，防止作废文件或不适用的文件非预期使用，制定本程序。

二、范围

本程序适用于与质量管理体系有关的各种文件（包括部分外来文件）的控制。文件包括纸质文件和电子媒介。

本程序规定了对公司与质量管理体系有关的文件的编制、标识、审批、发放、使用、保存、归档、作废和销毁等进行控制。

三、职责

(1)最高管理者负责批准《质量手册》及其他指定文件。

(2)管理者代表负责审核《质量手册》，批准《程序文件》。

(3)各部门领导负责批准本部门的操作文件。

(4)质量管理部门是本程序的归口管理部门，负责《质量手册》、《程序文件》的编制、发放和更改控制。

(5)技术或科研管理部门是技术性文件的归口管理部门，负责科研及定型产品技术性文件（含图样、工艺）的编制、发放、更改控制和归档管理。

(6)档案室负责归档后文件的管理。

(7)标准化室负责有关国家标准、国家军用标准、行业标准和企业标准的归口管理。

(8)产品图样、验收规范等技术文件的批准见《图样和技术文件的审签程序》。

(9)各部门、型号组应指定文件管理员，负责本部门所接收的文件资料的管理与控制。

四、工作程序

1．文件的分类

文件控制范围包括以下几类。

1)与质量管理体系运行有关的文件

(1)《质量手册；

(2)程序文件以及质量管理体系所需的管理文件；

(3)记录及表格。

2)与产品质量有关的的文件

(1)产品图样、验收规范等技术文件；

(2)工艺规程、检验规程、工艺技术文件等作业指导书；

(3)技艺评定准则（如文字标准、样件或图示）。

3)外来文件

适用的法律法规、标准、上级公文、顾客、供方或协作单位提供的文件。

2．文件的编制与编码

(1)《质量手册由管理者代表组织质量管理部门编制。

(2)程序文件及质量记录、表格由质量管理部门负责编制。

(3)定型产品技术性文件（含图样、工艺）由技术或科研管理部门负责编制。

(4)质量管理体系所需的管理文件由相关的职能部门组织编制，文件的编制部门应保留编制（起草）人员的记录。

(5)文件的标识和编码。

Q/¤¤–#※※※–****/版本及修改次

其中Q——企业标准代码

¤¤——企业代码

#——文件类别：管理手册类（纲领性要求）M，管理程序类（各类管理标准、规范）P，具体的管理操作规范类（包括技术标准、工艺标准、操作标准）W，管理制度类（各类规定、要求、规章）G，管理方案类（包括阶段性计划、专项方案）Z

※※※——文件流水号，从001→002→003→顺次记录

****——该版本文件发布年号

版本及修改次——版本以大写英文字母A→B→C→顺次记录；修改次以数字0→1→2→3→顺次记录

示例：质量管理手册Q/CO–M002–2010/B3，表示是CO公司的第2份管理性的手册，2010年发布B版本（B0），并已历经三次修订（B0→B1→B2→B3）。

用于记录的格式文件是一种特殊的文件，由执行相关文件而产生，其编号统一为QR–###-※※※*，其中###——为标准条目号，※※※※——格式文件流水号，*为格式文件的版本号以大写英文字母A→B→C→顺次记录,格式文件的编号与记录的识别号统一。

3．文件的受控版本与发放

(1)《质量手册和《程序文件》分“受控”和“不受控”两种版本，在公司内发放的文件为“受控”文件，盖“受控”印章；向上级主管或友邻单位提供或其他用途发放而不收回的文件为“不受控”文件。

(2)《质量手册和《程序文件》由质量管理部门统一管理与发放。

(3)图样及技术文件和产品质量形成过程中需要保存的文件的控制见《图样和技术文件的档案及管理程序》。

(4)质量管理部门负责建立“受控文件清单”和“记录清单”。

(5)文件发放办理登记手续，签字领用，发放表应有相关的领导批准，保留完整的发放记录以利追溯。

4．文件的借阅与复制

借阅与复制质量管理体系文件需填写《借阅（复制）文件登记表》，复制受控文件时须注明复制份数，经管理者代表批准后由质量管理部门负责办理。领用人员要妥善保管，不得随意涂改、转借，调离本公司时必须办理归还手续。

5．文件的更改

(1)文件的管理部门应向文件的使用部门定期收集使用信息，并组织进行评审更改的必要性和更改后的适宜性，确定应更改内容，填写《文件更改单》。

(2)文件更改的批准，一般由原批准人员执行，或依据第三章由相应负责人批准。