智能办公会展管理信息系统的应用方案.docxVIP

高等教育自学考试本科

应用题目：智能办公会展管理信息系统的应用方案

专业名称：会展管理

准考考号：

学生姓名：

广州大学

2020年9月10日

一、会展目标

1、竞争力优势展示形象和实力

展览会为参展商在竞争对手面前展示自身实力提供了机会。通过训练有素的展台职员、积极的展前和展中的促销、引人入胜的展台设计，参展公司的竞争力可以变得光芒四射。而且，展会的参观者还会利用这个机会对各个参展商进行比较。因此，展览会是一个让参展商展示自身形象和实力的好机会。

节省时间事半功倍

在三天的时间里，参展商接触到的潜在意向客户比其6个月甚至1年里能接触到的客户数量还要多；更重要的是，面对面地与潜在客户交流是快速建立稳定的客户关系的重要手段。

3、融洽客户关系

客户关系是许多公司的热门话题，展览会是融洽现存客户的关系的好地方。参展商可以用下列方式对客户表达谢意：热情的招待、公司最新产品资料、公司赠品、一对一的晚餐、其他特殊的服务等。

4、手把手教客户试用产品或感受服务

企业销售人员携带产品上门进行演示的机会恐怕不多。展览会是参展商为潜在客户集中演示产品或感受服务的最好时机和最佳场所。

二、会展信息化管理的工作内容

(1)信息管理的标准化信息管理的标准化是指提高信息管理水平,建立计算机管理信息系统的前提条件，主要包括原始数据收集制度化，信息载体规范化、信息加工程序化和信息传递工艺化等方面。

(2)信息管理的高效化信息管理的高效化是指信息管理的各个环节做到及时、准确、适用和经济四个方面，高效率的信息管理既是信息管理工作的目标，也是贯穿于信息管理全过程的工作标准。

(3)信息管理的现代化进行现代化的信息管理，需要做到人才建设和机构建设的完善、技术全面、硬件过硬，同时，要树立现代化的管理理念。

(一)会展现场信息服务

衡量会展企业能否办好一个会展的标准不仅在展览的收益上，更在于会展招展服务的水平上，而在会展现场表现得最为直接和明确，现场信息化管理不仅提升了会展信息化水平和会展形象，更好地为会展参与者服务，更能获得宝贵的会展信息资源并挖掘利用。

1.会展现场信息管理系统的结构

这一部分主要由以下几个系统组成，信息管理系统结构的系统:数据库管理系统观众登录系统组展商接口系统门禁系统客户终端系统信息管理系统结构的系统.

(1)数据库管理系统

数据库管理系统包括中心服务器系统、观众信息处理和质量保证系统两个部分，其中中心服务器系统是系统数据、应用程序管理中心，也是大量的会展相关信息数据的集中存放中心;观众信息处理和质量保证系统是对登录大厅采集系统提交的名片电子图像做集中处理，并采用多重质量校验方法保证信息质量。

(2)观众登录系统

此系统包括观众信息采集系统和现场制卡系统。观众信息采集系统是对观众信息进行采集，实现从纸质到电子文档的转换;现场制卡系统是为需要现场制卡的观众和参展商提供高速条码卡打印工具。

(3)组展商接口系统

现场信息处理完成后，系统需要对信息进行进一步加工，才能满足会展主办商要求。这主要包括:观众信息处理/下载系统(观众归一化管理、观众信息质量整理、所在城市自动生成、观众信息查询处理、观众信息下载);展览会报告生成系统(根据收集到的各种信息，进行分析统计，得到切实有用的分析结果);展后信息查询系统(包括观众基本信息查询、观众调查表查询分析管理、观众行为信息查询分析、观众数据对比校核、观众数据导出等)。

(4)门禁系统

门禁系统包括大会入口门禁系统和研讨会门禁系统两个部分。大会入口门禁系统是实现.对观众进出馆权限的控制和对观众行为信息的采集;研讨会[]禁系统是对进出研讨会的观众进行扫描，以实现会后对参会人员的信息分析。

(5)客户终端系统

随着科技水平的发展，会展服务也随之有了新的内容，现在已经广泛使用触摸屏技术建设“人性化”客户终端。从技术层面来说，触摸屏系统由两部分组成:

①触摸屏信息生成系统:根据参展商的展台、名称、类别等信息生成展台触摸屏系统;

②触摸屏演示系统:根据触摸屏生成系统生成的数据显示相应会展信息。

三、会展现场信息服务方案实施方式

每个会展的现场信息化管理都有它的个性，但通常会展现场信息服务都包括会展准备、现场服务、展后服务。结论展会现场的信息化经营和管理会更加的普遍，主办方不会再为了招商招展而东奔西走,参展商和观众也可以更加准确的了解到展览的信息，更好的接受展会的全方的服务，在未来的会展业，信息和技术方面一定会有一个崭新的面貌。对于展览会组织者来说，从客户服务的角度看,展览会提供的常规内容已不能满足需求，需要应用信息技术提高效率。比如传统的手工登记观众的方法常常造