档案管理_2课件(共22张PPT)《管理秘书实务（二版）》（人民大学版）.pptVIP

7.4档案价值鉴定及保管工作7.4.1档案价值鉴定工作的主要内容7.4.2档案保管工作的主要内容1.凭借柜具或库房对档案实施的日常管理2.对一切可能损毁档案的社会的、自然的因素采取必要的措施（1）防止档案的损坏（2）延长档案的寿命（3）维护档案的安全7.4.3确定保管期限根据有关规定，我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期三种。所谓永久保存，就是将档案无限期地永远保存下去；长期保存，一般指保存16年至50年左右；短期保存，一般指保存15年（含15年）以下。保管期限的计算，通常是从文件产生和形成后的第二年算起。7.4档案价值鉴定及保管工作7.5档案检索工作7.5.1概念和意义档案检索工作是指存储和查找档案或档案信息的过程。档案检索工作是由档案信息存储和档案查找两部分构成的。档案信息存储是档案查找的基础和前提，档案查找是档案信息存储的起因和目的。档案检索工作的意义主要在于它是档案提供利用工作的先决条件。7.5.2常用档案检索工具的编制和使用1.案卷目录案卷目录是以案卷为单位，按照档案整理顺序组织起来的档案检索工具，它是档案部门最基本、使用较为频繁的一种检索工具。2.全引文件目录全引文件目录又称案卷文件目录，是将全宗内文书档案或其一部分卷内文件目录按一定的排列方法(分年度或分保管期限)汇编在一起而成的检索工具。7.5档案检索工作3.人名索引人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明其档案出处的检索工具。人名索引一般由人名和档号两部分组成。利用者借助人名索引，可以查到记载某一人物的材料。7.5档案检索工作4.全宗指南全宗指南是以文章叙述形式介绍和揭示档案室所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种书本式检索工具。其体例包括以下内容：第一，立档单位和全宗的历史概况第二，全宗内档案内容和成分的介绍第三，全宗指南的辅助材料7.5档案检索工作管理秘书实务（第二版）第7章：档案管理7.3档案整理档案整理工作的一般途径和程序有：区分全宗、分类、立卷、案卷排列以及编制案卷目录等。7.3.1区分全宗7.3.2全宗内档案分类工作1.常用档案分类法第一，年度分类法第二，组织机构分类法第三，问题分类法2.现实分类中常采用复式结构分类法第一，年度—组织机构—保管期限分类法如：1997年经理办公室永久、长期、短期1998年经理办公室永久、长期、短期第二，年度—问题—保管期限分类法如：1997年行政事务类短期1998年行政事务类短期7.3档案整理第三，年度—保管期限—机构分类法如：1996年短期办公室第四，保管期限—年度—机构分类法如：永久1997年办公室第五，机构—年度—保管期限分类法如：办公室1998年永久7.3档案整理第六，机构—保管期限—年度分类法如：办公室永久1996年第七，保管期限—年度—问题分类法如：永久1996年行政类、业务类第八，问题—年度—保管期限分类法如：行政类1997年永久、长期、短期7.3档案整理3.档案分类的注意事项（1）分类时如何正确判定档案文件所属年度1）文件上有两个以上日期但又不是同一个年度的文件2）文件上没有准确日期的文件3）跨年度的文件7.3档案整理（2）分类时如何正确判定档案文件所属机构（3）采用问题分类法应注意的问题1）按文件内容中最基本的问题设置类别，如实地反映立档单位的主要面貌2）类目体系力求简明，合乎逻辑3）要按文件的主要内容有规律地归类7.3档案整理7.3.3立卷所谓立卷，就是将单份文件组