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XXX公司会议管理办法

第一章总则

第一条为规范公司会议组织与管理，有效精简会议，提高会议效率，切实为基层减负，现结合实际，制定本办法。

第二条坚持确有必要、厉行精简、节约高效的会议管理原则，严格计划管理、规范程序控制、加强工作统筹，提高会议实效。

第三条本办法适用于公司本部及各所属企业。

第二章会议分类

第四条公司会议分为一类、二类会议。

（一）一类会议：基本固定，主要包括：公司党建和宣传思想工作大会、公司党风廉政建设和反腐败工作会议、公司总结表彰大会、公司经济工作会议、公司半年经济工作会议、公司年终述职会议。

（二）二类会议：一类会议以外的其他会议。

第三章职责与分工

第五条综合管理部是公司会议的归口管理部门，负责会议管理和会议预算等。

第六条会议工作按照“谁组织，谁负责”的原则落实责任制，公司各职能部门按照职能分工组织召开有关会议。

第四章会议组织

第十条会议流程

公司会议由各相关职能部门负责全程组织，包括：拟制会议计划、预订会议场地、发布会议通知、确认参会回执、组织会议接待、放置席位卡、做好会议签、发放会议材料、归档等。

第一条会议通知

（一）各类会议通知应通过公司协同办公平台以正式文件发布。一类会议通知应通过发文模块，以正式公文形式印发。二类会议通知通过会议模块制发。

（二）会议通知中应明确会议名称、时间、地点、参会人员、主要内容、会议要求等内容。

（三）一类会议通知原则上应至少提前7天发布（临时追加的会议除外），若会议议程等无法完全确定，可以发布预通知。发布预通知

的会议，会议时间不改变的情况下，正式通知应至少提前3天发布;若会议时间有变，原则上仍要至少提前7天发布通知。

（四）一类会议通知，由组织部门拟稿发起，经公司主要领导审核后发布。

（五）二类类会议通知，由组织部门拟稿发起，经分管领导审核后发布。

第十二条会议时长

坚持开短会、讲短话，持续提高会议质量。以紧凑高效的原则、通过会议管理，严格控制会议时长。

第十三条会议规模

除一类会议、在集团公司总部办公楼召开的各类会议外，其他会议的参会人数原则上控制在100人以内。

第十四条会议形式

应充分运用信息技术手段，提高会议效率。

（一）一类会议采用现场会议或现场+视频会议形式召开。

（二）二类会议原则上采用视频会议或现场+视频会议形式召开,原则上不要求所属京外二级企业负责人到现场参会；凡内容属于传达性、非互动性、非涉密性质的会议，应采用视频会议形式。

第十五条会议地点

各类会议原则上在XXX召开。如工作确有必要，须单独提请总经理办公会审议，批准后方可在北京以外的地方召开（有关党支部工作的会议，还需要增加党支部批准、有关董事会工作的会议还需要增加董事会批准）。

（一）原则上一类会议在北京召开。

（二）原则上除一类会议外的其他会议全部在公司大会议室召开，如工作需要，须经总经理办公会审批后方可在公司楼外的地方召开，审批后的会议严格按照会议类别标准执行；

（三）各类会议不得在高档会所、度假村召开。

第五章会议预算与费用管理

第十六条会议预算管理

会议费用实行预算管理，严格控制会议经费。综合管理部每年通过集团公司财务综合管理信息系统提交下一年度会议预算。

（一）会议费用超出预算的，按照超预算项目支出业务流程执行。

（二）经批准召开的其他一类会议，涉及会议费用的，应按照预算外项目支出业务流程执行。

第十七条会议费用报销

会议费的管理与报销按照公司报销管理办法执行，各项费用从严控制，据实结算。

（一）会议费用是组织本次会议产生的各项费用，包括材料制作费、餐费、场地租赁费用、摄影摄像费用、视频会议费用和租车费等。

（二）在北京内召开的一类，每人每餐标准不超过150元。二类会议确因特殊情况需要召开现场会议，需提供会议用餐的，按照工作简餐执行，每人每餐标准不超过60元。

（三）在京外举办会议要厉行节俭，严禁铺张浪费。参会人员住宿费和交通费不得超过公司差旅费管理办法所规定的标准，餐费按照三餐合计每人每天不超过400元标准安排，场地租赁费、租车费用、材料制作费用、摄影摄像费用和视频会议费用据实报销。其他特殊费用须提前提请总总经理办公会审议，批准后方可执行。

（四）按照确有需要的原则据实列支会议费中劳务费（专家讲课费）及相关费用。严禁与会议无关的费用列入会议费开销，不得向所属企业转嫁会议费用。

（五）公司本部员工在异地参加会议所发生的费用按照公司本部报销管理办法执行。

第十八条各类会议费用的支出

对一类会议，参会人员在会议期间的工作用餐支出由公司本部承担，住宿费、交通费（集体租车除外，此项费用由公司本部承担）等其它费用由参会人员所在企业承担，公司本部借调人员根据情况可由公司承担