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时间管理法则

哈佛时间管理法则

一、办公促效法

□促效法

1．将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来

最近的办公自动化设备，大多具备便捷的功能，复印机自动送稿(ADF)，即为功能之

因此，不必再费事地一张张换稿，一次次按键。即使不在一旁看着，也无所谓，可以

大大的节省人力与时间。

可是，这种精心设计出来的功能，却出人意料的并未受到广泛的应用。其原因之一在

于原稿的纸张大小不一。例如，在公司内部报表文件上经常可以发现，文章是用文书

处理机打在A4的纸上，而图表资料纸是B4大小。即使只有一张大小不一，自动送稿

功能(ADF)的威力，也要大大减小了，因此必须首先统一资料等所有文件的纸张大小，

不只是复印上，在各方面都将大大提高效率。

2．单面使用活页纸

从学生时代起，我们就偏爱以活页纸来做笔记。当然，有时也会使用一般的笔记本。

不过，从讲究效率的观点来说，活页纸是最佳选择，而且最好只使用活页纸的单面。



或许，这样会令人觉得太浪费，但是以单面使用每一张只记一个项目，即使随着思路

起伏随手记下，事后还是能分门别类自由地调整页码，使笔记更加清楚易读。也就是

说，必要的时候活页纸可以插换。此外复印时只单面使用，可以免去一张张翻页的麻

烦，得以顺利的进行作业。

3．把书架上大套书籍书背向下排置

百科全书类的大套书籍，可以称之为知识的宝库，平常应经常翻阅利用才是。事实上，

这类书籍往往被束之高阁，无人问津。

把大套书籍排上书架时，都要书背向下排置。大套书籍所以被人敬而远之的原因之一，

在于难以放在普通的书架上。只要向下排置，就可以解决这个困扰。把书背向下排置

时，令书底朝外并在上面写上书名，这么一来就可以随手抽取查阅，不会再有笨重、

不便的感觉了。

4．利用百科全书的硬纸盒来收藏，可收一举两得之效

把百科全书排上书架时，应该一定先把硬纸盒取下来，让它“赤裸裸”地排在书架上，

其理由是，事先取下硬纸盒，需要时，即可迅速的抽取查阅所需资料。而且取下的硬

纸盒另有妙用。

百科全书或全集之类的大套书，一套都有数十册之多，利用这些硬纸盒做“整理盒”，

分门别类地收藏明信片、书信等信件资料，实在非常方便，盒子的容量又多，大小又

适合放置书信、明信片，所以，按类别或用途分别收藏是最理想不过了。以后检索找

寻，自是“手到擒来”。

5．将经常使用的工作用语记号化、简略化

在处理的事务过程中，只要在访客的名片上，简单地写上“人、住、印、档”，然后

交给秘书，她就知道该登记客户的姓名、住址、复印名片、夹入名片簿存档。像这样

将经济使用的工作用语记号化、简略化，在交待工作的时候，可以不必在口头上一一

指示或写字条提醒要点，得以省去不少麻烦。

不只是一般的事务工作，连书信中经常使用的客套话也可加以简略化。例如“悉”表

示“来函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺!”等等，如此即可大大的提高拟稿的速度，

很快就可以交给秘书去打字。6．将重要的剪贴资料印成B5大小

很多人都有剪贴报纸、杂志的习惯，不过，如果以此来整理应用资料，未必是提高效

率的方法。例如，把资料贴在剪贴簿上或收集在信封中，在检索的阶段上，这种办

法相当不便。

在管理者办公室中，剪下的报纸、杂志文章一律要复印，而且利用复印机放大缩小的

功能，全部统一成B5大小，这么一来，不但日后容易整理，而且检索工作也会更为

轻松愉快。

7．在活页纸的两侧打孔

我们习惯在活页纸的两侧打上二十六个孔，因为想同时对照两种资料时，可随意夹左

夹右，资料自然一览无遗。单面使用法的优点是，在这种情况下，将性能发挥到极点。



如果有两侧打孔的活页纸，在装订归档之时，就更加方便，何乐而不为呢?

8．参考书籍在复印出所需资料后，要立刻归位

书架乱七八糟，找一本急需要的书都得花上大半天，当然会导致工作效率降低。书架

要以自己的方式随时整理得有条不紊，如此工作才能顺利的进行下去。整理的要诀在

于——尽快将使用过的书籍归位。

通常，工作前所需的资料，在一本书中顶多占两、三页左右，因此，不管搬出多少本

书，应都应只把必要的章节印下来，随即把书籍放回书架上，这么一来，书架才能保

持有条不紊，过后也不必为了找寻书籍，而浪费许多不必要的时间。在整理与检索上，

都是非常有效率的，实在是一举两得。

9．编制派得上用场的“专属用书”〖HT5”，5SS〗每个