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一、档案管理系统的需求分析

1．系统功能需求简介

档案管理系统是一个功能强大、操作简便、实用的自动化管理软件，包括用户管理、系

统参数设置、档案数据录入（分为文件录入和案卷录入两部分）、案卷数据查询（分为文件

查询和案卷查询两部分）、借阅管理、数据维护（分为数据备份和数据操作）、操作日志察查

看、报表打印等。可以应用于一般的档案室，也可以应用于网络中的办公系统，进行联网操

作。

（1）用户登录

在用户进入系统前，首先要求用户进行登录，登录时要验证用户名和密码是否匹配，验

证通过后允许用户进入本系统操作。用户的密码需要进行加密算法。

用户的登录密码要求加密保存在数据库中。

用户登录后需要记入到日志库中。

（2）修改注册信息

用户登录以后，可以修改自己的注册信息，包括修改用户密码、每页显示行数等信息，

不允许修改用户名、姓名和部门等信息。

（3）权限设置

本模块只有系统管理员可以操作。

本模块可以增加系统用户、删除系统用户、修改用户的相关属性、修改用户的权限表。

（4）系统参数设置

本模块需要具有“辅助库设置”权限才可以操作。

本模块设置系统的辅助参数表，这些参数表示输入数据时作为辅助使用的。每个参数表

需要有增加、删除、修改和查看等操作。

另外，需要设置本系统的使用单位名、数据文件路径等系统运行参数。

（5）数据录入

本模块处理用户输入新的档案文件信息或者档案案卷信息。

输入数据时要考虑用户连续录入的情况，可以从以上条记录复制数据到新的记录中。

不同的档案有不同的输入情况,比如科技档案只有文件信息，没有案卷信息。

输入案卷信息之后可以接着输入此案卷下的文件信息，案卷信息中相应的字段带入文件

信息输入界面，而且不可更改。

（6）数据维护

本模块需要具有“数据维护”的权限的用户可以操作。

数据维护模块对已经“删除”（只是做删除标记）的档案文件做最后判定，判断该文件

是否需要删除。此模块涉及两种操作:恢复和彻底删除。

（7）数据查询

按用户输入的条件查询相应的档案文件信息。

查询结果以列表目录形式显示，也可以卡片形式显示。具体档案处理权限的用户可以对

查询的结果编辑并保存，也可以“删除”(做删除标记)档案文件记录。

（8）数据修改

本模块主要实现批量修改数据的功能，可以由用户指定条件，将数据库中所有符合条件

的文件或案卷记录按要求修改某个字段的值。

例如可以指定将所有文件年份为“2002”的文件记录的保管期限改为“长期”。

（9）报表打印

打印各种档案的目录表和统计表。可以由用户设计进行报表的自动生成。

（10）档案借阅

此模块分为外借登记、归还记录和电子借阅申请处理两部分，具有“借阅管理”权限的

用户可以操作此模块。

外借模块实现档案文件的借出登记和归还登记功能。

电子借阅申请由具有“借阅管理”权限的用户处理。一般用户提出阅读电子文档的请求

后，被同意阅读后，文件将被发送给申请人。

（11）数据备份及恢复

本模块需要实现数据的备份和恢复机制。

数据备份操作可以按年度、档案种类等条件做部分备份或完全备份。

数据恢复就是将备份的数据恢复到数据库中。

可以对数据进行备份和恢复，备份的路径在系统参数设置中指定。备份生成一个XML

文件，恢复的时候自动由此恢复。具有批量备份和恢复的功能。

（12）查阅操作日志

本模块对系统运行日志操作，具有“日志操作”权限的用户可以进入本模块。可以进行

查看日志记录等操作。

2、系统功能图解

（1）档案管理系统

档案管理系统

系统参

用户管借阅管案卷管文件管数据管

数设置

理模块理模块理模块理模块理模块

模块

图1档案管理系统功能图解

（2）用户管理模块

用户管理模块