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建筑工程项目资料管理措施

建筑工程项目的成功实施离不开资料管理的严格控制。合理的资

料管理不仅可以有效提升项目整体的效率和质量，也能够减少工程风

险和减轻经济损失。因此，本文将介绍建筑工程项目资料管理的主要

措施。

一、资料管理的基础要素

资料管理的基础要素包括管理组织、管理人员、管理制度和管理

技能。其中，管理组织应该在项目启动之初就建立起来，并明确各部

门和人员的职责和权限，并落实到位。管理人员应该具备丰富的经验

和优秀的管理能力，并不断提升自身的管理素养。管理制度则应当建

立在项目管理体系之上，系统性地制定各项管理制度，如编制各类文

档的管理制度、文档的审批流程、文档的存储备份以及文档的清理规

范等等。管理技能则是指所有资料管理人员应当具备的能力和技能，

包括文书管理、文件分类、资料加密和解密、数据备份和恢复等。

二、文书管理制度

文书管理是资料管理中至关重要的一项。文书是工程施工全过程

中产生的各类内外部文件，包括设计文件、施工方案、技术交底、检

测数据、竣工验收等等。因此，必须采取专门的措施对其进行管理。

1.文书编写

建立统一格式、统一编号、统一文本的规范，文书的编写应按照

规定格式、编号和内容编制。对于各类文书，都应当明确文书的编写

依据、编写目的、编写要求和编写时间等。例如，施工方案通常应包

括施工计划、施工队伍组织、材料设备采购、施工要点等内容。

2.文书存储

所有文书都应当存储到明确的电子文档管理系统中。文档管理系

统应当具有严格的权限管理和版本控制机制，只有按照权限才能访问

相应的文档，同时只能进行文档的查看和编辑。

3.文案审批

所有文书的审批需要流程化，必须经过专门的管理人员和各专业

人员审核，审核不通过的文案需及时做出整改措施，同时要及时记录

文案审批意见。

三、数据备份与恢复

数据是建筑工程项目的核心资料之一，因此必须采取措施进行备

份和恢复。

1.数据存储

数据存储应当分级管理，按照保密级别严格架构化，从而不同级

别的数据被保存在不同的地方。同时，数据的存储应当做到安全可靠，

防火、防盗、防水、防潮等等。

2.数据备份

为避免因人为失误、自然灾害等原因造成的数据遗失或损坏，必

须采取数据备份措施。数据备份方式一般分为同步备份和异步备份两

种。同步备份是指每天在具体的时间点进行全量备份；异步备份则是

将增量数据每天进行备份，通过增量备份来达到节省备份时间的目的。

3.数据恢复

数据恢复通常需要在紧急情况下进行，因此必须先做好清晰明确

的应急预案和操作方法，并依据具体情况选择不同的数据恢复手段。

按照恢复场景和恢复对象可以分为系统恢复、数据库恢复、数据纠错

与修复等。

四、资料清理

资料清理是数据管理的最后一步，也是非常重要的环节。因为需

要处理的数据过多，一旦凌乱，就会降低建筑工程的效率和成本。因

此，必须对不必要的数据进行清理。

1.整理存储

对于文书和数据，建立相应的存储结构，有序地进行文件整理，

以便快速检索和查找。同时还要在存储设备上设置访问密码或者加密

措施，以保障数据的安全和稳定。

2.消灭无用资料

在工程过程中，不可避免会产生一些无用的资料，这些资料应当

在不影响核心数据的情况下立刻清理。同时，可以考虑整合资料，以

便存储、查询、检索和浏览。

结论

资料管理是建筑工程的重要一环，对项目的顺利进行有着至关重

要的作用。因此，在工程项目开始之前，需要成立相应的资料管理组

织，并制定相应的管理制度和技能要求，以确保整个项目的有效执行。