小区物业工程档案管理作业指导书.docx

小区物业工程档案管理作业指导书

1.0目的

规范工程档案管理，防止工程档案遗失、破损。

2.0适用范围

适用于工程档案保管。

3.0内容

3.1工程档案管理制度

3.1.1所有的工程设备档案由工程部负责人管理，工程档案管理人员应严守公司档案管理制度和保密制度。

3.1.2各类档案应根据所辖物业区域实际情况按系统分类：强电、弱电、空调、机管、电梯等，统一存放档案盒并贴上标签。

3.1.3编制档案目录，内容应与档案盒外标签一致。

3.1.4外单位交来图纸由行政部门统一签收，并将有关图纸交工程部负责人核对，如图纸无误则后按系统归档。

3.1.5档案及图纸是工程部维修的重要依据，应妥善保管，如发现用途不明的资料应交工程部负责人审阅确定用途。需销毁的资料应由工程部负责人鉴定后决定。

3.1.6借阅档案须经工程部负责人批准、登记并指定归还日期。

3.2维修档案管理制度

3.2.1维修档案属工程档案的一部分，应统一管理。

3.2.2设备维修档案按强电、弱电、机管、空调、电梯、用户单元内设施等分类。用户单元维修档案用标签按不同档案分开，其他档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。

3.2.3维修档案作为评估管辖区域设备运行情况和用户室内设备状况的根据，应妥善保存。保存期限一般为三年，重大维修项目保存期最少为五年，过期档案由工程部负责人鉴定后销毁。