公司档案保管合同样本.docx

公司档案保管合同样本

合同编号：__________

甲方：__________（全称）

地址：__________

联系方式：__________

乙方：__________（全称）

地址：__________

联系方式：__________

一、档案保管内容

1.1甲方向乙方提交的档案包括但不限于：公司章程、股东会决议、董事会决议、财务报表、合同文件、知识产权材料、人事档案等。

1.2乙方应确保档案的安全、保密，防止档案遗失、损坏或泄露。

二、档案保管期限

2.1本合同自双方签字盖章之日起生效，有效期为____年。

2.2如甲方需延长保管期限，应提前____天书面通知乙方，双方另行签订补充协议。

三、档案保管费用

3.1乙方应按照甲方提交的档案数量和保管难度，向甲方收取合理的档案保管费用。具体费用标准见附件。

3.2甲方应按照乙方提供的收费标准，按时足额支付档案保管费用。

四、档案的取回和销毁

4.1在合同有效期内，甲方有权随时向乙方申请取回档案。乙方应在接到甲方取回通知后，及时将档案交给甲方。

4.2在合同到期或提前终止合同后，乙方应在甲方书面确认档案无误后，将档案交给甲方。

4.3如甲方要求销毁档案，应提前书面通知乙方。乙方应在接到通知后，按照甲方的要求进行销毁。

五、保密和隐私

5.1乙方应对甲方提交的档案予以严格保密，不得向任何第三方透露档案内容。

5.2乙方不得将甲方档案用于任何非合同约定的目的，不得复制、传播或公开档案。

六、违约责任

6.1如乙方违反本合同的约定，导致甲方档案遗失、损坏或泄露，乙方应承担相应的违约责任。

6.2如甲方未按约定支付档案保管费用，乙方有权解除本合同，并要求甲方支付应付的违约金。

七、争议解决

7.1本合同的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。

7.2如合同履行过程中发生争议，双方应友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。

八、其他约定

8.1本合同一式两份，甲乙双方各执一份。

8.2本合同自甲乙双方签字盖章之日起生效。

甲方（盖章）：__________

乙方（盖章）：__________

签订日期：__________

一、附件列表：

1.附件一：甲方公司章程

2.附件二：甲方股东会决议

3.附件三：甲方董事会决议

4.附件四：甲方财务报表

5.附件五：甲方合同文件

6.附件六：甲方知识产权材料

7.附件七：甲方人事档案

8.附件八：乙方档案保管费用标准

二、违约行为及认定：

1.乙方未按约定保管甲方档案，导致档案遗失、损坏或泄露。

2.乙方未经甲方同意，将甲方档案用于非合同约定目的，或复制、传播、公开档案。

3.甲方未按约定支付档案保管费用。

4.甲方提前终止合同或要求取回档案，未按约定时间或方式进行。

三、法律名词及解释：

1.甲方：指合同中指明的委托方，一家合法成立并有效运营的公司。

2.乙方：指合同中指明的受托方，一家专业提供档案保管服务的公司。

3.档案：指甲方提交给乙方保管的所有文件和材料，包括但不限于公司章程、股东会决议、董事会决议、财务报表、合同文件、知识产权材料、人事档案等。

4.档案保管费用：指乙方为保管甲方档案所收取的费用。

5.违约金：指违约方按照合同约定向守约方支付的赔偿金。

四、执行中遇到的问题及解决办法：

1.档案遗失、损坏或泄露：乙方应立即通知甲方，并采取措施找回或恢复档案。如因乙方原因导致档案遗失、损坏或泄露，乙方应承担相应责任。

2.档案取回和销毁：甲方应提前书面通知乙方取回或销毁档案，并提供相关证明文件。乙方应在确认档案无误后，及时将档案交给甲方或进行销毁。

3.费用支付：甲方应按照约定时间足额支付档案保管费用。如甲方逾期支付，乙方有权解除合同，并要求甲方支付违约金。

五、所有应用场景：

1.适用于各类公司将其档案交由专业档案保管公司进行安全保管的场景。

2.适用于公司需要长期或短期保管重要文件和材料，以确保档案的安全和保密的场景。

3.适用于公司因业务拓展、搬迁或其他原因，需要将档案移交给专业档案保管公司的场景。

4.适用于公司需要对已过保存期限的档案进行销毁处理的场景。