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第六章档案检索工作

第一节档案检索工作概述?一、档案检索工作的内容和意义?档案检索是指对档案信息进行加工和存储，并根据需要进行查找的工作。它是档案提供利用工作的基础和先前条件，是开发档案信息资源的必要条件。

?（一）档案检索工作的内容?档案检索工作包括档案信息存储和查找两个具体过程。前者是编制档案检索工具，建立检索系统；后者是根据利用者的需求，通过各种检索工具，检出所需要的档案。

?（二）档案检索工作的意义：?1.检索是提供利用的先期工作。?2.检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段。?3.检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节。

二、档案检索工具概述?档案检索工具是记录、报道、查找馆（室）藏档案材料的手段，进行档案管理和提供利用的工具。

?检索工具的两大功能：?1.存储，即把档案的有特征著录下来，按照一定的顺序加以排列或进行客观的描述，以二次文献或三次文献的形式将档案信息集中起来；?2.查找，即向利用者提供档案的线索，供利用者了解和查询档案时使用。

?编制档案检索工具的基本要求是：1.全，指信息存储丰富。2.准，指检索准确。3.快，指迅速。4.便，指检索要方便。

常见档案检索工具分类方法目录?（一）按编制方法分索引指南

?卡片式?纸张载体?书本式（二）按载体形式分微缩目录机读目录胶片磁带载体?

全宗范围检索工具?（三）按检索范围分档案馆（室）范围检索工具馆际检索工具

馆藏性检索工具?（四）按功能分查检性检索工具介绍性检索工具

三、档案检索语言概述?档案检索语言是根据档案检索的需要而编制的标志语言,就其实质来说是表达一系列档案内容的概念及其相互关系的标志系统。

?（一）档案检索语言的特点?1.单义性?2.专业性

?（二）档案检索语言的类型?1.馆藏法——以一个全宗为单位，按照一个全宗内的档案自然形成的规律编制人工检索语言。?2.分类法——以反映档案内容职能特性的类目为基础，并用分类号进行检索的一种档案检索语言。?3.主题法——以主题词进行检索的一种档案检索语言。

?（三）档案检索语言的作用?保证检索效率，提高查全率和查准率。检索出的有关档案全部有关档案??查全率=x100%?检索出的有关档案检索出的全部档案??查准率=x100%?

第二节检索技术与方法?一、档案著录?档案著录是档案馆（室）编制档案检索工具时对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。

（一）著录项目?1.题名与责任者?正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。正题名照原文著录。?并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，必要时井列题名与正题名一并著录，并列题名前加“＝”号。?副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名及说明题名文字前加“：”号。

?文件编号是文件制发过程中由制发机关，团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。文件编号除年度用“[]”号外，其余照原文字符号抄录，其前加“：”号。例1：：中发[1980]16号

?责任者，也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。责任者只有一个时，照原文著录，其前加“/”号。责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录。被省略的责任者用“[等]”表示。第一个责任者之前加“/”号，责任者之间以“；”号相隔。例1：/国家计委；国家科委；国家档案局

?2.稿本与文种项?稿本稿本是指档案文件的文稿、文本和版本。稿本项依实际情况著录为草稿、定槁、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本等，其前加“．—”号。?文种文种是指文件种类的名称。文种项依实际情况著录为命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等，其前加“：”号。

?3.密级与保管期限项?密级是指文件保密程度的等级。?

?密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。密级前加“.—”号。?保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期三种。保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录，其前加“：”号

?4.时间项?时间项视不同著录对象，分为文件形成时间、卷内文件起止时间等，其前均加“.—”号。

?5.载体形态项?载体形态项著录档案载体的物质形态特征。?数量及单位，数量用阿拉伯数字,单位用档案物质形态的统计单位,如：“页”、“卷”、“册”、“盒”等。著录时其前加“.-”号。?规格，指档案载体的尺寸及型号等，著录时其前加“：”号。例如：.－1盒：35mm.－5页