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档案知识讲座

一、档案的定义及其基本含义

档案的定义v档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案的含义1、档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。2、档案是保存备查的历史文件。①办理完毕的文件才能作为档案。②对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的。③按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档3、档案信息的记录方式和载体是多种多样的。4、档案是原始的历史记录。这是档案的主要特点和性质属性。

二、档案的作用

档案在社会中的作用是多方面的，对档案作用的认识是多角度的。从档案的作用性质看，可归纳为以下两个方面的作用：1.凭证作用2.参考借鉴作用

v从档案形成的过程及其结果来看,它是从当时当事直接使用的文件转化而来的,并非在现今使用之际临时编造的,它客观地记录了以往的历史情况,是令人信服的历史证据。

v档案以知识原载体的形式，凝结了生产实践、改革社会、创造科学文化等各种实践活动的状况、创造成果和经验教训，可为人们今后处理社会与自然界的关系，处理社会内部人与人的关系，与此相联的探索性和准备性活动等各方面提供借鉴。档案对于人们查考既往情况，研究有关事物的发展规律，具有方泛的参考作用。

三、档案的种类

v按档案产生的领域分：文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、实物档案、电子档案等v按档案的制成材料分：纸质档案、非纸质档案v按信息表达方式分：文字档案、音像档案v按记录方式分：普通档案、电子档案v按立档案单位性质分：党政机关档案、企业档案、军队档案、农村档案v按时期分：建国前档案、建国后档案v目前，被人们普遍认可的现实种类有文书档案、科技档案、专业档案（会计档案、人事档案、诉讼档案）、声像档案、实物档案、电子档案。

四、档案工作的内容

v档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务。v档案具体业务工作内容：收集、整理、鉴定、检索、保管、统计、编研和提供利用八个环节，前六个环节称为基础工作，后两个环节称为编研利用工作。

五、归档要求

什么是归档,归档制度的主要内容是什么？v各单位在工作活动中不断产生的文件材料，处理完毕以后，经由文书部门或业务部门整理立卷定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。v归档制度的基本内容一般包括：1.归档范围2.归档时间3.归档要求4.归档手续

归档范围v归档范围。就是哪些文件材料应该归档，哪些文件材料不必归档，根据国家档案局、国务院国有资产监督管理委员会印发的《国有企业文件材料归档办法》，归档的企业文件材料是指企业自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。v归档的具体范围参见《关于转发〈国有企业文件材料归档办法〉的通知》中有关规定

?不应归档的文件1.重份文件。2.一般事务性的无查考、保存价值的文件；3.未成文的草稿及一般性的文件的历次修改稿，但重要文件的历次稿均应归档；4.未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件；5.本机关主管业务无关的文件和非隶属机关送来参考的文件；6.本机关领导兼任其他机关职务形成的文件；7.一般往来信函

归档时间1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；2.基建项目文件材料在竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档；3.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档；4.企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。5.会计文件在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。6.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。7.磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

归档要求1.归档的文件材料应为原件、因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料；2.非纸质文件材料应与其文说明一并归档；外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档；3.具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档；4.归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。5.归档的文档材料一般一式一份,科技文件或图纸一般应归档二份；6.两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件资料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。

归档手续1.各部门的专(兼)职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕后编制移交目录清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。2.档案部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。3.交接双方应认真核对移交清册，移交清册应注明移交