某公司会议的筹划与管理讲义课件.PPTVIP

会议的筹划与管理1

会议的重要性n大多数企业在会议中决定其基本走向n90%以上的重大决策是通过会议制定的n企业花在开会上的时间越来越多n开会的频率越来越高2

会议的筹划与管理n会前的准备工作n会间的组织服务n会后的善后处理3

会前准备工作1、安排议题、议程、日程2、拟订与会人员名单3、申请会议所需资金4、会场布置5、安排食宿和茶水6、发出会议通知4

安排议题、议程议题的收集和筛选nn议程5

委员会会议议程议程的开头为会议的日期、时间和地点7月6日上午11点格林·德雷戈饭店1、（11：00）任命一位会议主席2、（11：10）为缺席致歉每项均有一个起始时间3、（11：15）批准上次会议备忘录4、（11：30）上次会议提出的事项5、（11：45）讨论联络事宜（12：00）会间休息6、（12：15）财务事项7、（12：45）特别事宜8、（13：00）其他动议9、（13：15）其他事宜10、（13：35）下次会议细节下次会议细节写在议程的末尾6

拟订与会人员名单n选择恰当的人出席会议n送交上级审核7

申请会议所需资金确定会议规格nn申请经费?口头?书面8

会场布置n选择会场a.场地大小b.附属设施齐全c.适当的开会设备d.会场氛围e.场地不受外界干扰n布置会场a.附属设施b.准备会议文件9

讨论：各种会场的利与弊会场类型优点缺点圆桌型椭圆型口字型U型教室型10

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主席坐在团队成员之间面对面就座当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边12

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主席坐在长桌的顶端资历最浅者坐在离主席最远处显示等级如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐14

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主席可坐在任何一个位置上自由讨论如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌17

安排食宿和茶水n食宿a.用膳b.住宿n茶水18

一杯香茶可赢得交易机会19

角色练习n表演会议期间奉茶的礼仪20

给客人斟茶的注意事项n当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。n开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。21

给客人斟茶的注意事项n茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必带上干净毛巾。n有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。n洽谈时间较长，在一至一个半小时内，应更换茶叶。22

上茶时的七个程序n两手端茶盘，盘子高度位于胸部n敲门，并说：“对不起！”进入接待室n止步立正，轻轻点头致意n将茶盘的一端置于桌子侧面23

上茶时的七个程序n桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶n用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾n上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下；走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待室。24

会间的组织服务1、签到2、安排就座3、做好会议记录和录音4、会场服务25

签到n签到形式–薄式–卡片式–代签n签到时的接待工作26

游戏：会议排座27

安排就座要适合会议性质nn让报告者坐中央n会议主持人的座位n秘书的座位28

做好会议记录会议记录构成nn会议记录方式n会议记录写作29

小组讨论n设计会议记录表格（5分钟）30

会议名称时间主席会议目的出席人数缺席人数缺席理由会议内容和决议事项负责人或部门实施项目完成期限决议事项的实施出席人盖章特别事项31

点评n根据录像的内容，点评这位秘书的紧急情况处理技巧。32

会场服务转接电话nn突发状况n建议休息n协助上司掌握、控制会议进程33

会议的善后处理1、会场清理2、印发会议记录3、资金4、会议的总结工作34

会场清理安排与会人员的离会nn会议文件的回收、立卷、归档35

印发会议记录完善会议记录nn起草会议纪要n确定印发范围n接收者确认n签发会议执行文件36