第七章 信息管理_1 课件《管理秘书实务（第三版）》同步教学（人民大学版）.pptxVIP

第七章信息管理本章体系信息管理概述信息的收集信息的整理信息的传递信息的存储信息的反馈信息的开发和利用

7.1信息管理概述7.1.1信息的含义狭义的信息是指反映事物存在和运动差异的，能为某种目的带来有用的，可以被理解或被接受的消息、情况等。广义的信息是指客观事物的存在方式或运动状态的直接或间接的反映。它是通信系统传输和处理的对象，泛指消息和信号的具体内容和意义，通常需通过处理和分析来提取，信息的量值与其随机性有关，如在接收端无法预估消息或信号所蕴含的内容或意义，即预估的可能性越小，信息量就越大。

这一定义表明：第一，信息是一种普遍存在的社会现象，客观世界的一切事物及其运动都是信息之源。从无机界到有机界、从宏观的宇宙天体到微观的基本粒子，从自然界到人类社会，种种物质都可以成为信息源，都能产生和发出信息。第二，信息是对事物运动变化状态的客观描述。世界上一切事物都处在不停的运动变化之中，事物的运动变化过程呈现出不同的状态、特征及其各自的规律性，其必然伴随着信息的产生、获取、传递、交换、存储等过程。任何事物的运动过程都离不开信息的运动过程。凡是有物质、有能量的空间，就有信息。

第三，信息是客观事物之间相互作用和联系的显示。世间万物不仅处在不停的运动之中，而且彼此间有所联系、有所作用。信息是事物之间互相联系和作用的表现，是客观事物状态经过传递后的再现。第四，信息不是事物本身，而是事物所揭示的内容。例如，电信号、光信号、声信号常作通讯联系之用，但信息不等于信号本身，而是以一定的顺序排列的事物所揭示的内容。人们生活在信息海洋之中。开发利用信息资源的水平越高，社会发展的程度也就越高。秘书人员要加强信息工作，大力开发利用信息资源。

7.1.2信息的特征信息同物质、能源一起成为现代物质文明的根本要素。物质给人类提供材料，能量向人类提供动力，而信息所给予人类的是知识和智慧。所以，信息具有与物质、能量大不相同的特征。秘书人员只有了解和掌握信息的特征，才能更有效地开发和利用信息资源，做好信息工作。信息的特征概括起来，有以下几个方面：信息是事物的变化和状态的客观反映。由于事物及其状态、特征和变化是不以人们意志为转移的客观存在，所以反映这种客观存在的信息同样带有客观性。不仅其内容具有客观性，而且一旦生成，还具有客观存在性。客观性

信息的客观性决定了真实是信息的价值基础。客观真实性是信息的中心价值，也是信息的生命所在，反映信息必须符合实际。秘书在工作中经常遇到报喜与报忧的问题。喜与忧都是客观存在的，既报喜又报忧不但体现了信息的客观存在性，而且也是人们尊重客观，正确对待喜与忧的科学态度。信息是客观存在的，是永不枯竭的资源，它可以同时为众多的接收者共同分享，且不会像物质资源因使用而减少。从整体来看，信息可共享性的特征使信息资源能够发挥最大效用，同时能使信息资源生生不息。信息不仅缩短了人类探索、认识、改造自然与社会的时间，还极大地节约了人力、物力和财力。我们追求信息的目的就在于通过传递而共享，在共享的基础上利用信息并进行再创造。共享性

信息以物质的形式向人们提供精神的产品。它给人以新的知识，推动着科学技术的进步和经济发展。它点燃创造的火花，引导人们开拓更新、更高层次，更广阔的领域。因而，信息是具有开发性的宝贵资源。信息作为一种资源，取之不尽，用之不竭，可以充分地开发利用。开发性信息可以通过一定媒介或一定的载体进行传递，这是信息的本质特征。传递性意味着人们能够突破时空的界限，对不同地域、不同时间的信息加以选择，增加充分利用信息的可能性。传递性

信息的时效性是指信息的价值作用随着时间的改变而改变的一种特性。世界上的事物都在不停地运动着，反映其变化状态的信息也不断地发生变化，因此，信息具有时效性。信息的效用与利用时间有密切关系。信息反映的内容越新，它的价值越大；时间延长，价值随之减小；一旦超过其“生命周期”，价值就消失，过时的时效性信息的传递通常可以分为空间传递和时间传递两个方面。空间传递就是不同的地区之间通过各种通信设备（如电话、电传、电视、电脑网络、邮政等）所进行的信息传递。它可以使不同地区的信息得以交换。时间传递，就是通过文字、录音带、录像带、照相胶片等手段储存信息，从而让有使用价值的信息随着时间的推移传递下去。

信息不仅无用，有时还会有害，甚至给工作带来严重后果。信息的价值在于及时传递给更多的需求者，从而创造出更多的物质财富。信息反映的内容是客观的，信息生成后具有客观存在性。信息的客观性决定了信息具有可存储性。信息的存储和积累，使人们能够对信息进行系统的、全