电子文件管理办法.docVIP

发布日期

实施日期

XX机械

电子文件管理办法

文件编号：XX/WI-4.2-01

2016-01-16

2016-01-20

版本/修订：A/1

第PAGE3页共3页

发布日期

实施日期

XX机械

电子文件管理办法

文件编号：XX/WI-4.2-01

2016-01-16

2016-01-20

版本/修订：A/1

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目的:

为保证公司计算机网络安全和电子文件的运作，电子信息的传递顺利运行，提高工作效率,减少浪费特制定本办法。

范围:

本办法的规定适用于公司内部计算机媒体的电子文件、电子信息的管理。

定义:

电子文件：相对于纸质文件而言，凡将储存、编辑、使用于计算机媒体的信息，如文件、表单、记录等，均称为电子文件。

电子信息：客户、公司内部、供货商等用电子媒体传递的工作信息。

4工作要求

电子文件管理流程简图见附件一

责任

工作内容

支持文件和记录

4.1电子文件的编制：

技术部

质量部

4.1.1电子文件在编制过程中不能违背质量体系文件、技术文件和资料、质量记录等控制程序的规定，编制必须以扩展名为：(文件名称).txt、(文件名称).doc、(文件名称).xls、(文件名称).eml、(文件名称).dwg等文件方式进行编写。

4.1.2文件发放部门在发放文件时，须将电子档案文件一起传到办公室处。

4.1.3电子文件编制要按照《文件控制程序》、《记录控制程序》的要求，要树立以“纸质文件为主、电子文件为辅”的原则。

XX/QP-4.2-01

《文件控制程序》

XX/QP-4.2-02

《记录控制程序》

4.2电子文件的审核：

技术部

质量部

客户部

4.2.1电子文件在发出之前必须经过认真审核应和纸类文件内容一致。

4.2.2电子文件的发放采用内部局域网进行发放，并与纸类文件同时作业。

4.2.3电子文件审核、审批处应加盖受权为专用电子印章或电子签名后方可有效。

4.2.4质量体系文件审批权限见“

指导一览表”和“三级文件审批指导一览表”，

技术文件由技术部经理审核和批准。用户提供的

订单、图纸及其更改文件，由客户部负责接收并

登记保管。

XX/F-4.2-01-01-0

《受控文件清单》

责任

工作内容

支持文件和记录

4.3电子文件的使用

各相关部门

4.3.1办公室做好电子文件的登录。登录、作废与纸类文件的登录、作废同时进行。确保文件管理系统内的为有效版本。

4.3.2各部门可以通过公司电脑共享系统调出所需文件进行浏览，但不得自行打印使用﹔如工作需要确实要打印的﹐填写“文件补发申请表”进行申请。

4.3.3质量体系文件和资料、质量记录样式均以公司文件管理系统内的为有效受控版本，其它部门和单位计算机中复制的文件和记录表样均为非受控版本，不得在体系运行中使用，只能作为参考学习文件类型来使用之。

4.3.4电子文件不允许自行进行更改，必须由编制部门依照《文件控制程序》更改作业。

4.3.5发行部门需一年一次对电子文件有效性进行评审，如发现电子文件的错误，立即通知文件编制部门，并依照《文件控制程序》进行文件变更修订作业。

XX/QP-4.2-01

《文件控制程序》

XX/QP-4.2-02

《记录控制程序》

4.4电子文件的管理：

办公室

4.4.1电脑系统管理人员要每季度对服务器上的电子文件进行备份，其备份方式可视情况自行确定。

4.4.2服务器中的重要文件要在半年内或服务器储存空间接近临界容量时，要刻录光盘备份，并进行分类保管。

4.4

4.4.4对于重要文件和资料必须设置为“

4.4

重要计算机必须安装瑞星2002、金山毒霸、KV3000等正版杀毒软件；并定期进行查毒和杀毒，需要时，由电脑系统管理人员进行。

附件一：电子文件管理流程简图

体系文件、技术文件的编制

体系文件、技术文件的编制

外来质量、技术文件文件的审核、批准

外来质量、技术文件

文件的审核、批准

文件受控管理

文件受控管理

确定发放范围

确定发放范围

文件发放

文件发放

文件使用

文件使用

有效性、适用性验证YN

有效性、适用性验证

文件的更改

文件的更改

文件管理

文件管理