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学校档案管理制度汇编
一、总则
第一条为加强学校档案管理工作,规范档案管理行为,保障档案的完整、准确、系统和安全,根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规,结合学校实际,制定本制度。
第二条学校档案是指学校在教育教学、科研、管理、服务等活动过程中形成的,对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。
第三条学校档案工作实行统一领导、分级管理、分类别管理的原则。
第四条学校档案工作由校长负责,设立档案管理部门,配备专职档案管理人员,负责学校档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。
二、档案的收集与整理
第五条学校档案的收集范围包括:学校发展规划、年度工作计划、工作总结、会议记录、文件资料、教学计划、课程设置、教学大纲、教材、教学成果、教师业务档案、学生学籍档案、科研成果、专利、论文、著作、荣誉证书、奖状、奖品、校史资料、校园文化、学校设备、设施、校舍、校产、财务报表、审计报告、合同协议、法律事务、人事档案、职工福利、社会保险、住房公积金、职工培训、考核、奖惩、纪律处分、职工代表会议、工会活动、共青团活动、学生会活动、校友会活动、校友捐赠、对外交流与合作、信访工作、群众来信来访、投诉举报、上级文件、法律法规、政策文件、学校规章制度、安全保卫、消防、卫生、食品、药品、环保、节能、设备维护、校舍维修、物业管理、校园绿化、环境保护、交通安全、突发事件、应急预案、保密工作、信息化建设、网络安全、档案管理等。
第六条档案管理人员应根据档案收集范围,及时收集学校各类档案资料,并对收集的档案资料进行整理、归档。
第七条档案整理应遵循以下原则:
(一)分类清晰,便于查找;
(二)文件资料齐全、完整;
(三)文件资料排序合理,便于阅读;
(四)文件资料编号规范,便于管理;
(五)文件资料装订牢固,便于保存。
三、档案的保管与保护
第八条学校应建立档案库房,配置档案柜、档案架等存储设备,确保档案的安全保管。
第九条档案库房应具备以下条件:
(一)防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防霉、防辐射等设施设备齐全;
(二)室内温度、湿度适宜,通风良好;
(三)室内照明充足,但不直射档案;
(四)室内整洁,无杂物堆放。
第十条档案管理人员应定期检查档案库房,确保档案安全。对存在安全隐患的档案,应及时采取措施进行整改。
第十一条档案管理人员应严格遵守保密制度,对涉密档案进行严格管理,确保档案安全。
四、档案的利用与统计
第十二条学校档案的利用分为内部利用和外部利用。内部利用是指学校内部各部门、教职工、学生对档案的查阅、复印、摘录等利用行为;外部利用是指校外单位和个人对档案的查阅、复印、摘录等利用行为。
第十三条内部利用:
(一)教职工、学生凭有效证件,经档案管理人员同意,可以查阅、复印、摘录与其工作、学习有关的档案;
(二)学校内部各部门凭介绍信,可以查阅、复印、摘录与本部门工作有关的档案;
(三)档案管理人员有权对内部利用者进行保密教育,对违反保密规定的行为进行处理。
第十四条外部利用:
(一)校外单位和个人凭单位介绍信、身份证等有效证件,经学校领导批准,可以查阅、复印、摘录与本单位、本人有关的档案;
(二)档案管理人员有权对外部利用者进行保密教育,对违反保密规定的行为进行处理。
第十五条档案管理人员应做好档案利用记录,定期统计档案利用情况,为学校决策提供依据。
五、档案的鉴定与销毁
第十六条学校档案的鉴定是指对已到保管期限的档案进行鉴定,确定其保管、销毁、移交等处理意见。
第十七条档案鉴定应遵循以下原则:
(一)全面审查,确保档案真实、完整;
(二)区分保管期限,确保档案合理利用;
(三)妥善处理涉密档案,确保档案安全。
第十八条档案销毁应按照以下程序进行:
(一)档案管理人员提出销毁意见,报学校领导审批;
(二)对拟销毁的档案进行登记、造册;
(三)选择合适的时间、地点进行销毁,确保档案销毁彻底;
(四)销毁档案后,档案管理人员应填写销毁报告,报学校领导备案。
六、档案信息化建设
第十九条学校应加强档案信息化建设,建立档案数据库,实现档案的数字化、网络化管理。
第二十条档案管理人员应定期对档案进行数字化处理,确保档案信息资源的完整、准确、系统和安全。
七、档案管理人员的职责与培训
第二十一条档案管理人员应遵守国家法律法规,严格执行档案管理制度,认真履行档案管理职责。
第二十二条档案管理人员应具备档案管理专业知识,熟悉档案管理业务,不断提高档案管理水平。
第二十三条学校应定期对档案管理人员进行培训,提高档案管理人员的业务素质和工作能力。
八、附则
第二十四条本制度自发布之日起施行。
第二十五条本制度的解释权归学校所有。
第二十六条本制度如有与国家法律法规相抵触的内容,以国家法
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