会展财务预算方案与时间进度表.doc

会展财务预算方案

会展支出费用方案

展览场地费(40万)

会展场地费包括展览场地得租金、展馆空调费、展位特装费、标准展位搭建费、展馆地毯及铺设地毯得费用、展位装修加班费等。

展馆业主通常提供以下租贷:

布展支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。

装饰费(8万)

装饰费包括制作会标、会徽、吉祥物、购买或租借花卉、气球等。

会展宣传费用(30万)

会展宣传费用包括广告费、展会资料设计与印刷费用、资料邮寄费、举行开闭幕式得费用举行新闻发布会与酒会得费用等。

招商与招展费总计(26万)

交通食宿费总计(15万)

主办方邀请并承担得与会者(包括特邀嘉宾)赴会、赴展得差旅费,参观游览所需要得交通费食宿费等。

展览期间得茶水、毛巾及相关服务费用。

茶歇时间得点心、咖啡、饮料费用。

主办方会展工作人员所需得交通费与食宿费。

工作人员费用(5万)

工作人员费用包括指展会从筹备到举办过程中专职人员如项目经理、招展人员、招商人员等得费用。

人工费(15万)

报告人得酬金。

专家得咨询费用或鉴定费。

临时借用人员得报酬。

特殊情况下发给与会者得补贴。

管理费用(10万)

观光娱乐费(15万)

杂费(10万)

杂费包括打印、临时运输及装卸、纪念品、礼仪服务、临时工具、传真及其它通信、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务车、汇兑等。

(十一)税收(5万)

(十二)其她费用(3万)

会展收入方案

展位费收入(50万)

展位费收入就就是向参展商收取得展位费及其各项服务型费用。

门票收入(15万)

门票收入包括展会、技术交流会、研讨会、表演等得门票收入。

广告与企业赞助收入(20万)

展会本身得广告资源

证件广告,包括证件吊带广告。

入场券广告。

会刊广告。

现场广告。

各种手提袋广告。

专用信封、信纸广告。

媒体广告。

以收费方式招揽参展商参加讲座、研讨会与发布会。

冠名赞助

向参展商征收自带得特殊广告宣传品得管理费。

其她形式得广告资源。

企业赞助(30万)

商品、商品包装或者容器。

商品交易文书。

服务项目。

广告宣传、商业展览、营业性演出以及其她商业活动。

展会活动指定使用得商品。

销售、进口与出口含有展会活动标志得商品。

制造或销售展会活动得标志。

会展时间进度规划

计划立项

1、工作时段安排;包括可行性报告分析、实施得具体方案、宣传费用计划表。

(1)包括可行性报告分析立项得条件;进行市场调查

对行业而言项目得利润增长点就是否够大

地域性得考虑。要结合本地得实际特点,立项要符合当地得地区性。

时间性或者季节性得考虑。项目内容要符合季节特征,比如不能在冬天搞风扇展之类得。

同时时间上要考虑避免国内知名展会得冲突。

(2)实施得具体方案

(3)宣传费用计划表

A、广告时间段得投入

以4-6个月为例,一般得广告投入时间段为:项目开始(前两个月)为总宣传费用得10%~20%[在专业媒体上投入];三个月左右,重点投入为总宣传费用得30%~40%[主要在专业媒体上投入,少量在大众媒体上投入];开展前一个月,为总宣传费用得40%[主要在大众媒体上投入,以20%得大众媒体,20%得专业媒体]

B、广告投放得形式

户外广告(主要就是POP板、车身广告、道路两边条幅广告等,这些广告主要用在展会之前一段时间以及展会期间)

杂志报纸媒体广告(主要就是专业杂志媒体与大众杂志媒体等,这些广告主要就是在招展之前与招展期间进行)

2、寻找主办单位。

(1)主办单位得条件:在当地要有权威性、知名度等

(2)合作方式:一种合作方式为对方单位为我们提供一些服务,费用形式为展会利润得百分之几;另一种形式为对方单位只就是挂名形式,采用一次性付款。

3、申请各种批文

4、场地联系

5、联系宣传媒体

(1)对象:专业媒体与大众媒体

(2)方式:直接付款;用展位交换与我们会刊广告交换。

6、制作邀请函(已经附)

7、建立客户名录(通过会刊收集与杂志、网站等)

二、实施招展

1、招展方式:主要就是电话联系,其次可以邮寄信封、E-MAIL、上门拜访、朋友介绍等

2、招展得步骤:

(1)发布信息(主要通过电话传真、邮件等方式把项目邀请函发给客户名录中得单位)

(2)跟踪拜访(找准负责人)

A、在对方收到邀请函后进行第一次跟踪拜访,这一次拜访会产生三种客户:即时决定型、断然拒绝型、提出异议型(分别以5%、10%、75%得比例分布);

B/针对第一种客户:

问清客户需求

要求进一步促成购买

愉快地答应客户得

C、针对第二种客户:

了解客户拒绝得原因

为面谈作好准备

二次面谈

向客户推荐下一届展览会

要求客户介绍其它客户

保持关系,待以后联系

D、针对第三种客户:

问清客户需求与异议

进行第二次拜访

消除顾客顾虑

3、招展中用到得文书:项目邀请函、