检验检测机构技术档案管理规范.docxVIP

Q/LB.□XXXXX-XXXX

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ICS

FORMTEXT01.140.20

CCS

FORMTEXTGBC

FORMTEXTA14

FORMTEXT广西物品编码与标准化促进会团体标准

T/FORMTEXTGBCFORMTEXTXXXX—FORMTEXT2024

FORMTEXT?????

FORMTEXT检验检测机构技术档案管理规范

FORMTEXTSpecificationfortechnicalarchivesmanagementofinspectionandtestinginstitutions

FORMDROPDOWN

FORMTEXT?????

FORMDROPDOWN

FORMTEXT2024-FORMTEXTXX-FORMTEXTXX发布

FORMTEXT2024-FORMTEXTXX-FORMTEXTXX实施

FORMTEXT广西物品编码与标准化促进会??发布

STYLEREF标准文件_文件编号T/GBCXXXX—2024

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STYLEREF标准文件_文件编号T/GBCXXXX—2024

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范围

本文件界定了检验检测机构技术档案的术语和定义，规定了技术档案管理的基本要求、档案归档、档案整理、档案保管与鉴定、档案借阅、评价与改进的内容。

本文件适用于检验检测机构对技术档案的管理。

规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T12全宗卷规范

DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范

RB/T214检验检测机构资质认定能力评价检验检测机构通用要求

术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

检验检测机构技术档案technicalarchivesofinspectionandtestinginstitutions

检验检测机构在生产经营过程中形成的具有证明、查考和利用价值并归档保存的文件材料。

基本要求

档案管理应符合RB/T214和DA/T12的要求。

应设置相对独立的档案管理区（档案库房），并配备防护设备和采取管理措施维护档案的完整与安全。

应有经过培训的档案管理人员，负责技术档案的集中统一管理，并对档案中记载的信息负有保密责任。

应分类整理档案材料，并确保其真实有效、完整、安全、可用。

档案归档

归档范围

包括直接记载和反映检验检测工作和活动产生的文件、记录和数据等，详见附录A。

归档要求

需从真实性、准确性、规范性、系统性、完整性、安全性、有效性、可用性等方面确保检验检测档案管理的质量。

归档的纸质档案材料应当数据准确、图样清晰、标识完整、手续完备。

归档的电子档案（含电子数据）应按照GB/T18894、DA/T38有关规定执行。

归档的电子档案应当和纸质档案保持一致，并与相关联的纸质档案建立检索关系。

归档时间

可根据实际情况和工作需要，定期汇总整理档案，宜以每月、每季度或每半年为周期，最长不超过1年。

归档份数

纸质文件归档1份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

电子文件可采用在线或离线方式归档，至少储存备份2套。

归档清单

所有归档材料收集、整理完毕后，由档案管理人员填写文件材料归档移交清单（见附录B），经质量负责人审核验收、清点无误后入库存档。

档案整理

基本要求

应遵循档案材料的形成规律，保持卷内档案材料的有机联系和案卷成套系统。

根据不同内容性质选择“年度—问题”“年度—区域—项目”“年度—行业—机构—项目”进行组卷。

跨年度的文件材料在文件办结年度归档。

卷内排序

按产生时间或重要程度排序，具体排序如下：

文字在前、图样在后；

正文在前，附件在后；

正本在前，定稿（包括重要文件的历次修改稿）在后；

不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；

中文文本在前，外文文本在后。

检验检测数据类文件材料按“项目—时间”或“时间—项目”排序。

卷内文件材料应按排列顺序，并依次编写件号及页号，编写要求如下：

装订的案卷卷内文件材料均在有效书写内容页面的右下角编写页号；

双面书写的文件材料，正面在右下角、背面在左下角编号，页号均从1开始；

不装订的案卷，以件为单位编写页号，已有页号的文件可不再重新编写页号，应逐件在每份文件的首页上方空白处加盖档号章。

目录

每个案卷应编写案卷目录、卷